Πώς Δημιουργώ Αναπτυσσόμενη Λίστα Excel Σε Όλα Τα Office

Η αναπτυσσόμενη λίστα Excel, και γενικά οι λίστες δεδομένων στα υπολογιστικά φύλλα των Microsoft, Google, και LibreOffice, είναι πολύ χρήσιμες όταν θέλουμε συγκεκριμένες τιμές στα κελιά του φύλλου εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, όταν τα δεδομένα βρίσκονται σε έναν πίνακα, αλλά και όταν προσθέτουμε ή καταργούμε διάφορα στοιχεία από αυτόν, οι αναπτυσσόμενες λίστες που βασίζονται σε αυτόν τον πίνακα ενημερώνονται αυτόματα και δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο εμείς και οι συνεργάτες μας.

Για να έχουμε ολοκληρωμένη εικόνα για τη δημιουργία λίστας στο Excel, θα δείξουμε τα βήματα της διαδικασίας που απαιτείται, τόσο στο εγκαταστημένο πρόγραμμα της Microsoft που είναι μέρος του Office 2019 ή Office 365, όσο και στο δωρεάν Excel online.

Στη συνέχεια, θα δείξουμε την απλή διαδικασία και στα υπολογιστικά φύλλα της Google, αλλά και στο Libreoffice Calc, για όσους χρησιμοποιούν αυτές τις εναλλακτικές σουίτες Office.

Πώς δημιουργώ μία αναπτυσσόμενη λίστα Excel με τη Microsoft

Πριν ξεκινήσουμε με τα απλά βήματα που απαιτούνται, ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να δημιουργήσουμε μια μία αναδυόμενη λίστα με κάποιου είδους στατιστική, απογραφή, ή οτιδήποτε άλλο στην εργασία μας.

Με αυτόν τον τρόπο, ολοκληρώνοντας την αναπτυσσόμενη λίστα Excel, το μόνο που θα πρέπει να κάνουμε από εκεί και μετά, είναι να επιλέγουμε εμείς ή οι συνεργάτες μας τα καταχωρημένα δεδομένα από τη λίστα έτσι ώστε να εμφανίζονται αμέσως στο κελί.

Βήμα 1

Στο πρώτο μας βήμα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλες τις πληροφορίες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στην αναπτυσσόμενη λίστα Excel.

Καλό είναι να θυμόμαστε ότι τις λίστες που θέλουμε να συσχετίσουμε, μπορούμε να τις καταχωρήσουμε σε οποιαδήποτε στήλη. Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν με τη σειρά που τις πληκτρολογήσαμε.

Βήμα 2

Το επόμενο και πολύ σημαντικό βήμα είναι να διαλέξουμε το κελί όπου θέλουμε να εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα Excel.

Για παράδειγμα, για την λίστα που αφορά την ηλικία στο δείγμα μας, μπορούμε να επιλέξουμε το κελί που είναι ακριβώς από κάτω.

Κατόπιν, εντοπίζουμε στο πάνω τμήμα του υπολογιστικού φύλλου την ένδειξη “Δεδομένα” (Data). Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην επικύρωση δεδομένων Excel (Data Validation) στα δεξιά της ίδιας καρτέλας.

Βήμα 3

Στην καρτέλα που αφορά την επικύρωση δεδομένων Excel, πατάμε στις ρυθμίσεις και αντικαθιστούμε το “Οποιαδήποτε τιμή”, επιλέγοντας τη Λίστα (List) ως κριτήριο επικύρωσης.

Στη συνέχεια, πατάμε στο πεδίο που αναγράφει “Προέλευση (Source)”. Σε αυτό το σημείο πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών όπου έχουμε πληκτρολογήσει τις πληροφορίες που θέλουμε για τη λίστα.

Με αυτόν τον τρόπο θα μας εμφανιστούν αυτόματα οι τιμές, όπως παρατηρούμε στις δύο κάτωθι εικόνες.

Πριν πατήσουμε στο OK, καλό είναι να βεβαιωθούμε ότι είναι επιλεγμένη η ανάπτυξη μέσα στο κελί (In-cell).

Εάν για κάποιο λόγο την αποεπιλέξουμε, το κελί δεν θα εμφανίζει ένα αναπτυσσόμενο μενού. Ωστόσο, μπορούμε αργότερα να εισάγουμε με μη αυτόματο τρόπο τις τιμές στη λίστα.

Επίσης, αν θέλουμε να δημιουργήσουμε αναπτυσσόμενες λίστες σε πολλά κελιά ταυτόχρονα, προχωράμε με τον ίδιο τρόπο που είδαμε προηγουμένως. Απλά επιλέγουμε όλα τα κελιά που θέλουμε να συσχετίσουμε με την αναπτυσσόμενη λίστα Excel.

Βήμα 4

Από εδώ και μετά, η λίστα εμφανίζεται στο κελί που επιλέξαμε και μπορεί να πάρει μόνο τις τιμές που ορίσαμε εμείς.

Παρατηρούμε όμως ότι οι τιμές που πληκτρολογήσαμε είναι ακόμα ορατές. Για να τις αποκρύψουμε, κάνουμε δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης και πατάμε “Απόκρυψη στηλών” (Hide).

Μπορούμε να κάνουμε αυτή την ενέργεια για οποιαδήποτε άλλη στήλη αναπτυσσόμενης λίστας που έχουμε δημιουργήσει. Τα δεδομένα θα κρυφτούν αλλά μπορούμε ανά πάσα στιγμή να τα εμφανίσουμε αν θέλουμε να κάνουμε κάποια ενημέρωση.

Στη συνέχεια, μόλις ολοκληρώσουμε αυτή την ενέργεια της απόκρυψης, η αναπτυσσόμενη λίστα Excel θα εμφανίζεται μόνο όταν πατάμε στο σχετικό βελάκι. Έπειτα, επιλέγοντας κάποιο από τα δεδομένα της λίστας, θα καταχωρηθεί αμέσως στο κελί.

Με αυτό τον τρόπο, έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε όσες λίστες θέλουμε και με ό,τι τιμές επιθυμούμε.

Εάν δεν θέλουμε την αναπτυσσόμενη λίστα Excel σε αυτά τα κελιά, μπορούμε να την καταργήσουμε γρήγορα χρησιμοποιώντας το ίδιο παράθυρο της επικύρωσης δεδομένων.

Για να το κάνουμε αυτό, απλά επιλέγουμε ξανά τα κελιά της λίστας που θέλουμε να αφαιρέσουμε, και μετά πατάμε διαδοχικά στην εκκαθάριση όλων και στο OK.

Προαιρετικό βήμα

Αν θέλουμε να εμφανίζεται ένα μήνυμα όταν κάποιος συνεργάτης μας κάνει κλικ στο κελί, επιλέγουμε το πλαίσιο του μηνύματος εισαγωγής κατά την επιλογή του κελιού.

Κατόπιν, πληκτρολογούμε έναν τίτλο και το μήνυμα στο σχετικό πεδίο. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μέχρι 225 χαρακτήρες.

Πώς κάνω drop down list στα υπολογιστικά φύλλα της Google

Η διαδικασία για να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα Excel στο φύλλο της Google είναι σχεδόν παρόμοια με αυτή των φύλλων της Microsoft.

Βήμα 1

Αρχικά, πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλες τις πληροφορίες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στην αναπτυσσόμενη λίστα Excel.

Βήμα 2

Το επόμενο και πολύ σημαντικό βήμα είναι να διαλέξουμε το κελί όπου θέλουμε να εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα Excel.

Για παράδειγμα, για την αναπτυσσόμενη λίστα Excel που αφορά την ηλικία στο δείγμα μας, μπορούμε να επιλέξουμε το κελί που είναι ακριβώς από κάτω.

Κατόπιν, εντοπίζουμε στο πάνω τμήμα του υπολογιστικού φύλλου την ένδειξη “Δεδομένα”. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην επαλήθευση δεδομένων.

Βήμα 3

Στην καρτέλα που θα μας ανοίξει, επιλέγουμε τη “Λίστα από εύρος τιμών” ως κριτήριο επαλήθευσης.

Βήμα 4

Στη συνέχεια, πατάμε στο πεδίο που αναγράφει “Καταχωρήστε εύρος…”. Σε αυτό το σημείο πρέπει να επιλέξουμε χειροκίνητα την περιοχή κελιών που έχουμε πληκτρολογήσει τις πληροφορίες που θέλουμε για τη λίστα.

Αμέσως μετά θα μας εμφανιστεί μια μικρή καρτέλα μα τα κελιά που επιλέξαμε. Πατάμε στο OK.

Βήμα 5

Στο τελευταίο μας βήμα, δεν έχουμε παρά να κάνουμε κλικ στην αποθήκευση.

Από εδώ και μετά, πατώντας στο βελάκι θα μας εμφανίζεται η λίστα στο κελί που επιλέξαμε και μπορεί να πάρει μόνο τις τιμές που ορίσαμε εμείς.

Παρατηρούμε όμως ότι οι τιμές που πληκτρολογήσαμε είναι ακόμα ορατές. Για να τις αποκρύψουμε, κάνουμε κλικ στο αναπτυσσόμενο βελάκι της στήλης και πατάμε “Απόκρυψη στήλης”.

Εάν θέλουμε να εμφανίσουμε ξανά αυτά τα δεδομένα για να τα ενημερώσουμε, απλά σύρουμε τα σχετικά βελάκια στην κορυφή της στήλης για να μας εμφανιστούν οι κρυφές στήλες.

Εάν αποφασίσουμε ότι δεν θέλουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα Excel σε αυτά τα κελιά, μπορούμε να τις καταργήσουμε γρήγορα. Απλά χρησιμοποιούμε ξανά το ίδιο παράθυρο της επαλήθευσης δεδομένων.

Για να το κάνουμε αυτό, επιλέγουμε τα κελιά της λίστας που θέλουμε να αφαιρέσουμε, και μετά πατάμε στην κατάργηση της επικύρωσης.

Αναπτυσσόμενη λίστα στο LibreOffice

Η διαδικασία για να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο υπολογιστικό φύλλο του LibreOffice είναι το ίδιο σύντομη και απλή.

Δωρεάν Office – Οι καλύτερες Εναλλακτικές της Microsoft

Προγράμματα όπως τα Word, Excel, και PowerPoint, είναι απαραίτητα ουσιαστικά σε κάθε υπολογιστή. Όμως τα Windows δεν έρχονται με προεγκατεστημένη κάποια σουίτα Office, και το…

Καλό είναι να θυμόμαστε ότι τις λίστες που θέλουμε να συσχετίσουμε, μπορούμε να τις καταχωρήσουμε σε οποιαδήποτε στήλη. Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν με τη σειρά που τις πληκτρολογήσαμε.

Βήμα 1

Αρχικά, πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλες τις πληροφορίες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Βήμα 2

Το επόμενο και πολύ σημαντικό βήμα είναι να διαλέξουμε το κελί όπου θέλουμε να εμφανίζεται η λίστα.

Για παράδειγμα, για την αναπτυσσόμενη λίστα που αφορά την ηλικία στο δείγμα μας, μπορούμε να επιλέξουμε το κελί που είναι ακριβώς από κάτω.

Κατόπιν, εντοπίζουμε στο πάνω τμήμα του υπολογιστικού φύλλου την ένδειξη “Δεδομένα”. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην “Εγκυρότητα”.

Βήμα 3

Στην καρτέλα που θα μας ανοίξει, επιλέγουμε τη “περιοχή κελιών” ως κριτήριο εγκυρότητας.

Βήμα 4

Στη συνέχεια, πατάμε στο πεδίο που αναγράφει “Προέλευση”. Σε αυτό το σημείο πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών όπου έχουμε πληκτρολογήσει τις πληροφορίες που θέλουμε για τη λίστα.

Με αυτόν τον τρόπο, θα μας εμφανιστούν αυτόματα οι τιμές στο πεδίο της προέλευσης.

Πριν πατήσουμε στο OK, καλό είναι να βεβαιωθούμε ότι είναι αποεπιλεγμένη η ένδειξη “να επιτρέπονται κενά κελιά”.

Βήμα 5

Από εδώ και μετά, η λίστα εμφανίζεται στο κελί που επιλέξαμε και μπορεί να πάρει μόνο τις τιμές που ορίσαμε εμείς.

Αν δεν θέλουμε να είναι ορατά τα δεδομένα που είχαμε καταχωρήσει μπορούμε να τα αποκρύψουμε κάνοντας δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης και πατώντας στην απόκρυψη στηλών.

Μπορούμε να κάνουμε αυτή την ενέργεια για οποιαδήποτε άλλη στήλη αναπτυσσόμενης λίστας που έχουμε δημιουργήσει. Τα δεδομένα θα κρυφτούν, αλλά μπορούμε ανά πάσα στιγμή να τα εμφανίσουμε αν θέλουμε να κάνουμε κάποια ενημέρωση.

Στη συνέχεια, μόλις ολοκληρώσουμε αυτή την ενέργεια της απόκρυψης, η αναπτυσσόμενη λίστα στο LibreOffice θα εμφανίζεται μόνο όταν πατάμε στο σχετικό βελάκι.

Από εκεί και μετά, επιλέγοντας κάποιο από τα δεδομένα της λίστας, θα καταχωρηθεί αμέσως στο κελί.

Με αυτό τον τρόπο, έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε όσες λίστες θέλουμε και με ό,τι τιμές επιθυμούμε.

Εάν δεν θέλουμε άλλο την αναπτυσσόμενη λίστα σε αυτά τα κελιά του LibreOffice, μπορούμε να την καταργήσουμε.

Για να το κάνουμε αυτό, απλά επιλέγουμε το κελί όπου εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα Excel, και μετά με δεξί κλικ πατάμε διαδοχικά στον καθαρισμό περιεχομένων και στη διαγραφή όλων.

Εσείς χρησιμοποιείτε την αναπτυσσόμενη λίστα Excel?

Αν σας γεννήθηκαν απορίες ή θέλετε να μοιραστείτε την γνώμη σας για την χρησιμότητα που έχει η αναπτυσσόμενη λίστα Excel, μπορείτε να μας γράψετε στα σχόλια.