Πώς Φτιάχνω Δυναμικές Γραφικές Παραστάσεις Αυτόματα Στο Excel

Όλοι γνωρίζουμε τις γραφικές παραστάσεις, κι όσοι χρησιμοποιούμε το Excel, ξέρουμε πόσο βαρετές φαίνονται. Ωστόσο, με μία σχετικά απλή διαδικασία, μπορούμε να μετατρέψουμε τις στατικές γραφικές παραστάσεις του Excel σε δυναμικές απεικονίσεις δεδομένων. Μαζί θα δούμε τη διαδικασία αυτή, και με τη βοήθεια ενός μενού που θα προσθέσουμε, τα δεδομένα του γραφήματος θα αλλάζουν αυτόματα.

Δείτε τις ενότητες του οδηγού

Τι είναι οι γραφικές παραστάσεις στο Excel

Γενικότερα, οι γραφικές παραστάσεις ή γραφήματα οπτικοποιούν ένα σύνολο στατιστικών δεδομένων. Στο Excel, όπως είναι λογικό, μπορούμε να δημιουργούμε τέτοια γραφήματα, κυριολεκτικά με λίγα κλικ.

Πώς Φτιάχνω Δυναμικές Γραφικές Παραστάσεις Αυτόματα Στο Excel

Στην ουσία, έχουμε τη δυνατότητα να φτιάξουμε μία γραφική παράσταση, για κάθε είδος πίνακα δεδομένων. Απλώς από το σχετικό μενού, όπως θα δούμε στη συνέχεια, επιλέγουμε το σύνολο των δεδομένων που θα προβάλλονται στο γράφημα.

Άρα, οι γραφικές παραστάσεις στο Excel είναι η ψηφιακή μορφή των κλασικών γραφημάτων που φτιάχνουμε στο χέρι. Απλά στο Excel γίνονται πιο γρήγορα, και αρκετά πιο εύκολα.

Ποιες γραφικές παραστάσεις είναι δυναμικές

Οι γραφικές παραστάσεις του Excel είναι στατικές και βαρετές, ακριβώς όπως αυτές σε ένα φύλλο χαρτί.

Παρ’ όλα αυτά, μπορούμε με τη βοήθεια της συνάρτησης INDEX να το αλλάξουμε αυτό.

Με αυτή τη συνάρτηση, μπορούμε να φτιάξουμε αναδυόμενα μενού. Έπειτα, σύμφωνα με τις επιλογές που κάνουμε σε αυτά τα μενού, η όψη του γραφήματος θα αλλάζει, έτσι ώστε να προβάλει τα νέα δεδομένα.

Τι είναι η συνάρτηση INDEX

Η συνάρτηση INDEX χρησιμοποιεί αναφορές σε τμήματα ενός πίνακα ή συγκεκριμένων περιοχών ώστε να μας επιστρέψει το περιεχόμενο τους.

Η χρήση της συνάρτησης γίνεται με δύο τρόπους. Είτε με τη σύνταξη πίνακα εντός της συνάρτησης, είτε με τη χρήση αναφοράς σε συγκεκριμένη περιοχή του εγγράφου.

Χρήση με αναφορά σε περιοχή

Αρχικά, θα δούμε τη χρήση της αναφοράς, διότι τα αποτελέσματα της συνάρτησης είναι αυτόματα, και αλλάζουν δυναμικά ανάλογα με το περιεχόμενο των κελιών.

Η σύνταξη της INDEX με χρήση αναφοράς γίνεται όπως το παρακάτω παράδειγμα.

INDEX(αναφορά, αριθμός_γραμμής, αριθμός_στήλης, αριθμός_περιοχής)

Στο πεδίο “αναφορά”, συμπληρώνουμε την περιοχή ή τις περιοχές των οποίων τα δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν.

Για μία περιοχή, γράφουμε απλώς το σύνολο των κελιών, ενώ για την αναφορά πολλών περιοχών, χρησιμοποιούμε παρένθεση, και τις χωρίζουμε με “,”.

Οι αριθμοί γραμμής/στήλης είναι οι συντεταγμένες του κελιού του οποίου τα δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν. Ο αριθμός γραμμής, όπως και ο αριθμός στήλης, είναι υποχρεωτικό να συμπληρώνονται.

Αν ως αριθμό γραμμής/στήλης ορίσουμε το μηδέν, τότε η συνάρτηση επιστρέφει τα δεδομένα ολόκληρης της γραμμής/στήλης.

Τέλος, ο αριθμός περιοχής είναι προαιρετικό στοιχείο, και είναι χρήσιμο όταν στη συνάρτηση εμπλέκονται πάνω από μία περιοχές. Ουσιαστικά είναι η αναφορά στην περιοχή που θέλουμε, κι αν παραμείνει κενό, η INDEX θα χρησιμοποιήσει την πρώτη περιοχή.

Κάπως μπερδεμένα είναι όλα αυτά, γι’ αυτό θα δούμε μερικά παραδείγματα.

Αρχικά, αντιγράφουμε τα παρακάτω δεδομένα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Προσοχή!Πρέπει να ξεκινήσουμε από το κελί A1 όπως στην εικόνα, ειδάλλως οι συναρτήσεις του παραδείγματος δεν θα λειτουργούν σωστά.

Τώρα θα δούμε τρεις διαφορετικές INDEX, ώστε να καταλάβουμε πώς λειτουργεί η συνάρτηση.

Πρώτο παράδειγμα είναι η “=INDEX(A2:C4,2,2)”, η οποία θα μας επιστρέψει τον αριθμό “24”.

Αυτό συμβαίνει γιατί η INDEX καταγράφει την περιοχή A2:C4, και της ζητάμε να μας δείξει το περιεχόμενο της δεύτερης γραμμής, στη δεύτερη στήλη της περιοχής.

Το κελί που δείχνουμε στη συνάρτηση είναι το B3, και περιέχει τον αριθμό “24”.

Στο δεύτερο παράδειγμά μας, θα δούμε μία INDEX με πολλαπλές περιοχές, και αυτή είναι η “=INDEX((A2:C4,B2:C4,A1:C3),2,1,3)”. Πρώτα από όλα, ας δούμε στην παρακάτω εικόνα τις περιοχές που έχουμε ορίσει.

Ας δούμε τι κάνει η INDEX εδώ. Αρχικά, επιστρέφει το αποτέλεσμα της δεύτερης γραμμής και της πρώτης στήλης. Όχι όμως οποιασδήποτε περιοχής, αλλά της τρίτης. Όπως είδαμε, η τρίτη περιοχή είναι η A1:C3, και είναι σημειωμένη με κίτρινο.

Παράλληλα, το κελί που βρίσκεται στη θέση που ζητάμε για αυτή την περιοχή είναι το A2. Οπότε, η INDEX θα μας επιστρέψει τη λέξη “Οθόνη”.

Με το τρίτο μας παράδειγμα, θα δούμε κάτι πιο σύνθετο. Θα χρησιμοποιήσουμε την INDEX μαζί με τη συνάρτηση SUM.

Έστω ότι θέλουμε να βγάλουμε το συνολικό κόστος ενός πακέτου που περιέχει ένα αντικείμενο από το καθένα. Γράφουμε, λοιπόν, “=SUM(INDEX(A1:C4,0,2))”, και θα εξηγήσουμε τι έχουμε εδώ.

Ξεκινώντας από τα απλά, όσα βρίσκονται μέσα στις παρενθέσεις της SUM, προστίθενται. Θα μπορούσαν να υπάρχουν αριθμοί ή κελιά εκεί, όμως εμείς έχουμε την INDEX.

Οπότε, η SUM θα προσθέσει τα αποτελέσματα της INDEX, η οποία μας επιστρέφει τα περιεχόμενα της δεύτερης στήλης της περιοχής μας. Αυτό συμβαίνει γιατί έχουμε μία περιοχή, οπότε παραλείψαμε να γράψουμε τον αριθμό περιοχής.

Έπειτα, έχουμε βάλει για αριθμό γραμμής το “0”, κι όταν το κάνουμε αυτό, η INDEX χρησιμοποιεί ολόκληρη τη γραμμή/στήλη.

Τέλος, ζητήσαμε να πάρει τα δεδομένα της δεύτερης στήλης της περιοχής, που είναι η στήλη B.

Άρα η SUM θα προσθέσει όλες τις τιμές της στήλης B, από το κελί B1, έως το κελί B4. Το αποτέλεσμα είναι ο αριθμός “394”.

Κάποιοι αναρωτιούνται γιατί δεν μας επιστρέφει κάποιο σφάλμα. Η απάντηση είναι απλή. Η SUM λειτουργεί μόνο με αριθμούς, οπότε αγνοεί όλα τα άλλα δεδομένα.

Ελπίζοντας ότι όλοι έχουμε καταλάβει πώς λειτουργεί η INDEX με χρήση αναφοράς, θα συνεχίσουμε με την πιο απλή μορφή της.

Χρήση της σύνταξης πίνακα

Αν και η INDEX είναι καλύτερη με τη χρήση αναφοράς, ίσως να μας είναι άχρηστη σε μερικές περιπτώσεις. Για παράδειγμα, αν θέλουμε έναν απλό πίνακα λίγων στοιχείων ή δεν μας ενδιαφέρει η δυναμική αλλαγή των αποτελεσμάτων.

Η σύνταξη της INDEX με τη χρήση πίνακα εντός αυτής είναι ιδιαίτερα απλή

INDEX(πίνακας; αριθμός_γραμμής; αριθμός_στήλης)

Ως πίνακα γράφουμε χειροκίνητα κάποιον εμείς, και είναι της μορφής:

{δεδομένο_1,δεδομένο_2;δεδομένο_3, δεδομένο_4}

Οι γραμμές σε αυτόν τον πίνακα χωρίζονται από το σύμβολο του ερωτηματικού, ενώ οι στήλες από το “,”.

Παράλληλα, αν δίναμε μία οπτική απεικόνιση του πίνακα, θα είχαμε κάτι σαν την παρακάτω εικόνα.

Τα πράγματα από εδώ και πέρα είναι εύκολα, καθώς αριθμός γραμμής/στήλης είναι οι συντεταγμένες του “κελιού” που θέλουμε, ακριβώς όπως είδαμε πιο πάνω.

Αν γράψουμε για παράδειγμα τη συνάρτηση “=INDEX({2,3,1;5,7,9},2,1)”, θα μας επιστρέψει τον αριθμό “5”. Αυτό συμβαίνει γιατί ζητάμε το περιεχόμενο του “κελιού” στη δεύτερη γραμμή της πρώτης στήλης.

Εφόσον η δεύτερη γραμμή είναι η “5,7,9”, και η πρώτη στήλη η αριστερή, το αποτέλεσμα είναι το νούμερο “5”.

Όπως βλέπουμε, η INDEX λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και με χρήση πίνακα. Απλώς τον πίνακα πρέπει να τον γράψουμε εμείς. Παράλληλα, τα αποτελέσματά της δεν είναι δυναμικά, καθώς πρέπει να αλλάζουμε εμείς τον πίνακα.

Δημιουργία δυναμικών γραφικών παραστάσεων

Ήδη διαβάσαμε πολλά, αλλά χωρίς τα σωστά θεμέλια, δεν θα έχουμε τα αποτελέσματα που θέλουμε. Κάπου εδώ ήρθε η στιγμή να φτιάξουμε τις πρώτες μας δυναμικές γραφικές παραστάσεις.

Συμπλήρωση δεδομένων και συνάρτηση INDEX

Οι γραφικές παραστάσεις κάθε μορφής χρειάζονται δεδομένα, τα οποία και αναπαριστούν. Παράλληλα, θα πραγματοποιήσουμε τις απαραίτητες ενέργειες ώστε να λειτουργούν σωστά τα μενού που θα φτιάξουμε.

Για το παράδειγμά μας, δημιουργήσαμε έναν πίνακα που περιέχει μετρήσεις επιδόσεων για κάποια smartphone. Οπότε, δείτε τον πίνακα της εικόνας, και αντιγράψτε τον.

Στη συνέχεια, πρέπει να αντιγράψουμε τη γραμμή τίτλων, και να την επικολλήσουμε ακριβώς από κάτω, αφήνοντας μία κενή γραμμή.

Τώρα θα κάνουμε κάτι που προς το παρόν δεν βγάζει ιδιαίτερο νόημα, αλλά θα μας φανεί χρήσιμο στα αναδυόμενα μενού και την INDEX.

Πρέπει να αφήσουμε δύο κενές γραμμές. Στην επόμενη γραμμή, στο πρώτο κελί γράφουμε “Επιλογή”, και στο δεύτερο έναν τυχαίο αριθμό.

Πλέον έχουμε τα πάντα στη θέση τους, και ήρθε η στιγμή να συντάξουμε την INDEX. Για αυτό, πάμε στο πρώτο κελί της πρώτης γραμμής, κάτω από τη δεύτερη σειρά τίτλων, και γράφουμε το εξής: “=INDEX(A2:H5,B10,0)”.

Όπως βλέπουμε στην INDEX, ορίσαμε ως περιοχή το “A2:H5”, δηλαδή όλα τα δεδομένα μας. Παράλληλα, για αριθμό στήλης βάλαμε το “0”, ώστε να διαβάζει τη συγκεκριμένη στήλη στην οποία βρίσκεται.

Για αριθμό γραμμής, όμως, ορίσαμε ένα κελί, κι αυτό είναι κάτι καινούργιο στην INDEX. Φυσικά, όπως σε κάθε συνάρτηση του Excel, μπορούμε να αντικαταστήσουμε οποιοδήποτε δεδομένο με το περιεχόμενο ενός κελιού.

Δίνοντας ως μεταβλητή ένα κελί, τότε η συνάρτηση θα αλλάζει συνέχεια, ανάλογα με το περιεχόμενο του κελιού. Είπε κανείς για δυναμικές γραφικές παραστάσεις; Μόλις κάναμε το πρώτο βήμα.

Προς το παρόν, το κελί της συνάρτησης γράφει “Xiaomi Mi 5x”. Αν αλλάξουμε την τιμή του κελιού B10 από “2” σε “3”, τότε θα γράφει “OnePlus 5”.

Προς το παρόν, η συνάρτησή μας βρίσκεται στη στήλη “A”, και επιστρέφει μόνο το μοντέλο της συσκευής.

Για να επιστρέφει όλα τα δεδομένα, αρκεί να επιλέξουμε το κελί, να πατήσουμε “Ctrl+C”, έπειτα να επιλέξουμε όλα τα υπόλοιπα κελιά της γραμμής “8”, και να πατήσουμε “Ctrl+V”.

Αμάν, τι έγινε εδώ; Γιατί δεν λειτουργεί η συνάρτηση; Το πρόβλημα είναι πως όταν χρησιμοποιούμε οποιαδήποτε μορφή αυτόματης συμπλήρωσης, οι αριθμοί των κελιών εντός των συναντήσεων αλλάζουν.

Εμείς θέλουμε η συνάρτηση να παραμένει η ίδια, για αυτό πρέπει να “κλειδώσουμε” τα κελιά που περιέχει, έτσι ώστε να μην αλλάζουν. Για να κάνουμε κάτι τέτοιο στο Excel, χρησιμοποιούμε το σύμβολό του δολαρίου “$”.

Πρέπει να προσθέσουμε το σύμβολο αυτό πριν από κάθε γράμμα και αριθμό που αφορά κάποιο κελί.

Με αυτόν τον τρόπο, η συνάρτησή μας πλέον είναι “=INDEX($A$2:$H$5,$B$10,0)”, και έχει αντιγραφεί σωστά σε όλα τα κελιά.

Πριν προχωρήσουμε στη δημιουργία κάποιου γραφήματος, ας κάνουμε μία δοκιμή. Τώρα η συνάρτηση μας διαβάζει το “3”, και προβάλει τα δεδομένα του OnePlus 5. Αν αλλάξουμε την “Επιλογή” σε “1”, θα αλλάξουν αυτόματα τα περιεχόμενα των κελιών με τα δεδομένα του “Huawei Nona 2”.

Μόλις δημιουργήσαμε το πρώτο δυναμικό στοιχείο που θα περιέχει το φύλλο εργασίας μας.

Δημιουργία γραφημάτων

Ήρθε η ώρα να δημιουργήσουμε μερικές γραφικές παραστάσεις, κάτι που δεν είναι και τόσο δύσκολο.

Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξουμε όλα τα δεδομένα μας, μονάχα στον δεύτερο πίνακα. Δηλαδή, τα κελιά “Α7” έως “H8”, στο παράδειγμά μας.

Τώρα κάνουμε κλικ στην “Εισαγωγή”, και επιλέγουμε το “Προτεινόμενα γραφήματα”. Αυτή η επιλογή θα μας εμφανίσει ένα παράθυρο με προτεινόμενες γραφικές παραστάσεις που ταιριάζουν στην περίπτωσή μας.

Εμείς επιλέξαμε την ομαδοποιημένη ράβδο, γιατί μας φαίνεται πιο καθαρή οπτικά, και πιο συγκεντρωμένη

Για μία ακόμη φορά, οφείλουμε να κάνουμε μία δοκιμή. Έτσι, θα επαναφέρουμε την τιμή στην “Επιλογή” σε “3”.

Τέλεια! Το γράφημά μας λειτουργεί όπως πρέπει, κι εμείς προσθέσαμε ακόμη ένα δυναμικό στοιχείο στο φύλλο εργασίας μας.

Προσθήκη αναδυόμενων μενού

Σε αυτό το βήμα θα χρειαστούμε τις επιλογές προγραμματιστή που προσφέρει το Excel.

Κάνουμε κλικ στο “Αρχείο”, και πατάμε στις “Επιλογές”, ώστε να ανοίξουν οι ρυθμίσεις του Excel.

Εδώ θα βρούμε την επιλογή “Προσαρμογή κορδέλας”, και στις “Κύριες κορδέλες”, ενεργοποιούμε το “Προγραμματιστής”.

Κάνουμε κλικ στην κορδέλα “Προγραμματιστής”, πατάμε την “Εισαγωγή”, και επιλέγουμε το “Σύνθετο πλαίσιο (στοιχείο ελέγχου φόρμας)”.

Ο δείκτης του ποντικιού μας έχει μετατραπεί σε σταυρό, κι εμείς σχεδιάζουμε ένα λογικού μεγέθους μενού.

Στη συνέχεια, κάνουμε δεξί κλικ στο στοιχείο, και επιλέγουμε τη “Μορφοποίηση στοιχείου ελέγχου”.

Για “Περιοχή εισαγωγής” ορίζουμε τα κελιά που περιέχουν τα μοντέλα, δηλαδή “A2:A5”. Παράλληλα, ως “Σύνδεση κελιού” ορίζουμε το κελί “B10”, και πατάμε “ΟΚ”.

Θα παρατηρήσουμε πως η τιμή στην “Επιλογή” έγινε μηδέν. Όλα τα κελιά γέμισαν με το “#ΤΙΜΗ!”, και το γράφημά μας άδειασε.

Αυτό συνέβη διότι συνδέσαμε το κελί στην “Επιλογή” με το μενού μας όταν το θέσαμε ως “Σύνδεση κελιού”. Έτσι, παίρνει την τιμή της επιλογής που κάνουμε στο μενού μας. Με αυτόν τον τρόπο, προκαλέσαμε μία αλυσιδωτή αντίδραση.

Μέχρι τώρα, δίναμε έναν αριθμό στην “Επιλογή”, η INDEX διάβαζε τον αριθμό, συμπλήρωνε αυτόματα τα κελιά στην περιοχή “A8:H8”, και τέλος, το γράφημά μας διάβαζε τα δεδομένα αυτά και τα πρόβαλλε.

Από εδώ και πέρα, όμως, η “Επιλογή” θα ορίζεται σύμφωνα με ό,τι διαλέγουμε στο μενού μας. Έτσι, αν επιλέξουμε το “Huawei Nona 2”, η επιλογή θα γίνει “1”, τα δεδομένα θα συμπληρωθούν σύμφωνα με αυτό, και το γράφημά μας επίσης.

Αντίστοιχα, αν επιλέξουμε κάποιο άλλο μοντέλο, όλα θα τροποποιηθούν αυτόματα.

Το τελευταίο που έμεινε να κάνουμε είναι να φτιάξουμε λίγο την εμφάνιση του γραφήματος.

Μπορούμε είτε να κάνουμε δεξί κλικ σε ένα ένα τα στοιχεία, είτε να πατήσουμε το πινέλο, και να επιλέξουμε ένα στυλ.

Πιστεύουμε ότι ήταν ένα ενδιαφέρον ταξίδι με αρκετή γνώση και ενδιαφέροντα αποτελέσματα. Τελικά είδαμε πώς να φτιάχνουμε δυναμικές γραφικές παραστάσεις από το μηδέν, και εντελώς μόνοι.