Όλες οι Δυνατότητες και τα Μυστικά του Gmail

Οι περισσότεροι από εμάς είναι βέβαιο ότι χρησιμοποιούμε το Gmail και δεν υπάρχει αμφιβολία ότι γνωρίζουμε τις βασικές του λειτουργίες. Ωστόσο, η Google συχνά-πυκνά προσθέτει νέα χαρακτηριστικά και αυξάνει τις παροχές του δημοφιλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε όλες τις δυνατότητες – παλιές και νέες – και τα μυστικά που θα θέλατε να γνωρίζετε για το Gmail.

Τα μεγάλα πλεονεκτήματα του Gmail

Η μητέρα των πλεονεκτημάτων του Gmail είναι βέβαια ότι έχουμε πρόσβαση σε μια μακρά λίστα των υπολοίπων υπηρεσιών της Google, και όχι μόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ως εκ τούτου, μας προσφέρονται επιπλέον και δεκάδες ακόμη επιμέρους δυνατότητες από αυτές τις υπηρεσίες.

Ας δούμε τις βασικότερες από αυτές, αν και είναι μόνο ένα μικρό δείγμα των υπηρεσιών στις οποίες έχουμε πρόσβαση όταν εγγραφόμαστε για πρώτη φορά στον νέο μας λογαριασμό Google.

• Google Drive: Δημοφιλής υπηρεσία cloud, από όπου μπορούμε να δημιουργούμε υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα, χρησιμοποιώντας μια δωρεάν βιβλιοθήκη εφαρμογών γραφείου που βασίζονται στο σύννεφο. Ταυτόχρονα έχουμε και αρκετό χώρο για να αποθηκεύσουμε όλα τα αρχεία μας.
• Ημερολόγιο Google: Βασίζεται στο σύννεφο και μας επιτρέπει να οργανώσουμε την ημέρα μας – και όχι μόνο – με ένα πολύ έξυπνο και εύχρηστο γραφικό περιβάλλον, τόσο στον υπολογιστή μας, όσο και στο κινητό και tablet.
• Google Keep: Συγκεντρώνει όλες τις σημειώσεις μας από τον υπολογιστή και το κινητό μας σε ένα σημείο. Όλα αποθηκεύονται αυτόματα και είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή από όλες τις συσκευές μας.
• Επαφές Google: Συγχρονίζει όλες τις επαφές μας μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Google Maps: Μια πασίγνωστη υπηρεσία που βασίζεται στο web και μπορεί να μας βοηθήσει να βρούμε χρήσιμες οδηγίες και πληροφορίες, όχι μόνο για την περιοχή μας, αλλά για όλο τον πλανήτη, ακόμη και την εξερεύνηση του ηλιακού συστήματος.
• Google Analytics, Adwords, και Adsense: Μπορούμε να παρακολουθούμε και να προωθούμε το site μας, και ταυτόχρονα να δημιουργούμε έσοδα από τον ιστότοπό μας.
• YouTube: O λογαριασμός μας στο Gmail μας παρέχει πρόσβαση σε όλες τις δωρεάν λειτουργίες που είναι διαθέσιμες στο YouTube.
• Φωτογραφίες Google: Μέσα από το Gmail μπορούμε να βλέπουμε απευθείας όλες τις φωτογραφίες που τραβάμε με το κινητό μας, και όχι μόνο.

Δημιουργία ενός λογαριασμού

Για να ξεκινήσουμε άμεσα τη δημιουργία Gmail, αρκεί να επισκεφθούμε αυτή τη διεύθυνση.

Στα πεδία δεξιά συμπληρώνουμε αρχικά το ονοματεπώνυμό μας. Αυτό θα είναι και το προεπιλεγμένο ονοματεπώνυμο που θα βλέπουν οι παραλήπτες των email από το Gmail μας.

Εδώ πρέπει να λάβουμε υπόψη ότι στις ημέρες μας υπάρχουν πάνω από μισό δις ενεργοί χρήστες στο Gmail. Έτσι, πιθανότατα δεν θα έχουμε ένα όνομα λογαριασμού που να ταιριάζει με το πραγματικό μας όνομα.

Με δεδομένο λοιπόν πως το όνομα χρήστη είναι μοναδικό, είτε για ενεργούς, είτε για ανενεργούς χρήστες, δεν θα έχουμε επιτυχία αν επιλέξουμε ένα απλό όνομα χρήστη, όπως πχ το “Kostas”.

Μια καλή ιδέα ίσως είναι να βάλουμε το πλήρες όνομα, ακολουθούμενο από μια τυχαία σειρά αριθμών. Στη συνέχεια, επιλέγουμε τον προτιμώμενο κωδικό πρόσβασης.

Ο αριθμός τηλεφώνου και μια δευτερεύουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν. Είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίον η Google θα μπορεί να επιβεβαιώσει τον λογαριασμό μας σε περίπτωση κλειδώματος.

Μόλις αποδεχτούμε τους όρους και τις προϋποθέσεις και κάνουμε κλικ στο “Επόμενο βήμα”, θα πρέπει να εισάγουμε τον κωδικό επαλήθευσης που μας έστειλαν στο κινητό. Μετά είμαστε πλέον έτοιμοι να βλέπουμε τα ολοκαίνουργια εισερχόμενα μηνύματά μας.

Τα Εισερχόμενα του Gmail

Τα εισερχόμενά μας ταξινομούνται από προεπιλογή σε τρεις καρτέλες. Η κύρια καρτέλα θα κρατήσει όλα τα γενικά εισερχόμενα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας.

Ωστόσο, εάν υπάρχει κάποιο e-mail το οποίο η Google το χαρακτηρίζει ως κοινωνικής φύσεως, αλλά και ειδοποιήσεις, ή διάφορα άλλα διαφημιστικά μηνύματα, αυτά θα ταξινομηθούν στις καρτέλες “Κοινωνικά” ή “Προσφορές” αντίστοιχα.

Καρτέλες και ετικέτες κατηγοριών

Κάθε φορά που λαμβάνουμε ένα νέο εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο εικονίδιο της ετικέτας στο μενού που παρατηρούμε παρακάτω. Έτσι, μπορούμε είτε να επιλέξουμε μια κατηγορία, όπως η εργασία και το προσωπικό, ή να δημιουργήσουμε μια νέα για αυτό το e-mail.

Πίσω στα κύρια εισερχόμενα, αν κάνουμε κλικ στην καρτέλα “+” δεξιά από όλες τις υπάρχουσες ετικέτες, θα δούμε μια λίστα με τις τρέχουσες κατηγορίες των μηνυμάτων μας.

Εφόσον το θελήσουμε, μπορούμε να επιλέξουμε τη νέα κατηγορία που δημιουργήσαμε προηγουμένως. Θα εμφανιστεί επίσης ως νέα καρτέλα στα εισερχόμενά μας. Τα υπόλοιπα μηνύματα θα εμφανίζονται στην καρτέλα “Κύρια”.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν έχουμε πολλούς διαφορετικούς πελάτες, συνεργάτες, πωλητές κλπ, και θέλουμε να διατηρήσουμε όλα αυτά τα email ταξινομημένα σε διαφορετικές καρτέλες.

Η χρήση κατηγοριών και καρτελών με αυτόν τον τρόπο μπορεί να μας βοηθήσει να ελέγχουμε πολύ πιο εύκολα και γρήγορα τα εισερχόμενά μας.

Σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το παράθυρο της σύνταξης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ίσως ένα από τα πιο δυνατά σημεία του Gmail. Αξίζει λοιπόν να ξοδέψουμε λίγο παραπάνω χρόνο για να εξερευνήσουμε όλες τις δυνατότητες που μας προσφέρει η υπηρεσία.

Ένα από τα λιγότερο γνωστά μυστικά είναι ότι μπορούμε να ανοίξουμε τη σύνταξη νέου μηνύματος σε νέο παράθυρο. Συνήθως εμφανίζεται ενσωματωμένη στο κάτω δεξί τμήμα της καρτέλας του Gmail.

Αυτό γίνεται εύκολα, αρκεί να κρατήσουμε πατημένο το πλήκτρο “Shift” και να κάνουμε κλικ στο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, όπως παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να γράφουμε τα e-mail σε διαφορετική περιοχή της οθόνης ή σε εντελώς διαφορετική οθόνη.

Έτσι μπορούμε να κάνουμε και ό,τι άλλο θέλουμε ταυτόχρονα στην επιφάνεια εργασίας, χωρίς να δεσμευόμαστε αποκλειστικά και μόνο μέσα στην καρτέλα του Gmail.

Μορφοποίηση κειμένου

Σε αντίθεση με τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης, όπου το μενού μορφοποίησης κειμένου βρίσκεται συνήθως στην κορυφή, στο Gmail αυτό το μενού θα το δούμε στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Με αυτά τα εργαλεία της μορφοποίησης μπορούμε να διαμορφώσουμε το κείμενο του ηλεκτρονικού μας ταχυδρομείου, όπως ακριβώς θα κάναμε στο Microsoft Word.

Ως εκ τούτου, μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς, να δημιουργήσουμε λίστες με αριθμούς, κλπ. Ακριβώς κάτω από τα εργαλεία, το Gmail μας διαθέτει και άλλες χρήσιμες δυνατότητες, τις οποίες παραθέτουμε συνοπτικά.

1. Η ένδειξη με το κεφαλαίο “Α” εμφανίζει ή κρύβει αντίστοιχα τα εργαλεία μορφοποίησης
2. Συμπεριλαμβάνουμε ένα συνημμένο
3. Εισαγωγή αρχείων από το Google Drive
4. Εισάγουμε μια φωτογραφία στο e-mail που θα στείλουμε
5. Τοποθετούμε ένα link μέσα στο κείμενο
6. Εισάγουμε ένα emoticon

Σχετικά με τα emoticons, η Google καλύπτει μια μεγάλη γκάμα. Ωστόσο, καλό είναι να θυμόμαστε ότι σε πολλούς χρήστες – και ιδίως στο επαγγελματικό ακροατήριο – δεν αρέσουν τα emoticons. Ενδέχεται να μειώσουν τη σοβαρότητα του e-mail.

Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό που πρέπει να έχουμε υπόψη μας όταν γράφουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι το αναπτυσσόμενο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία που βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε ως προεπιλογή την επεξεργασία πλήρους οθόνης, ή να επιλέξουμε άμεσα μια ετικέτα για το συγκεκριμένο e-mail, χωρίς να φύγουμε από την καρτέλα.

Επιπλέον, μπορούμε να μεταβούμε σε λειτουργία απλού κειμένου (χωρίς μορφοποίηση), να εκτυπώσουμε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή να ελέγξουμε την ορθογραφία.

Ίσως μας φαίνονται πολλά, ωστόσο, αν συντάσσουμε συχνά e-mail, είναι βέβαιο ότι αυτές οι λειτουργίες θα μας γλιτώσουν χρόνο.

Επιλογή θέματος

Αν δεν θέλουμε να αντιμετωπίζουμε καθημερινά ένα βαρετό λευκό Gmail, η υπηρεσία μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε την εμφάνιση μέσα από δεκάδες διαφορετικά θέματα.

Για να επιλέξουμε ένα νέο θέμα, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο των ρυθμίσεων. Είναι το γνωστό γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης, ακριβώς κάτω από το σημείο όπου εμφανίζεται το εικονίδιο του προφίλ μας.

Στη συνέχεια, δεν έχουμε παρά να επιλέξουμε τα προεπιλεγμένα θέματα από τη λίστα, ή να προσθέσουμε δικά μας από τις φωτογραφίες μας. Στο τέλος δεν έχουμε παρά να πατήσουμε στην αποθήκευση, έτσι ώστε να αλλάξει όλο το περιβάλλον του Gmail.

Απεσταλμένα, ανεπιθύμητα μηνύματα, και spam

Όταν ξεκινάμε για πρώτη φορά, θα βρούμε κάποιους επιπλέον φακέλους εκτός από τα εισερχόμενα. Παραθέτουμε συνοπτικά τους πιο χρήσιμους, και στη συνέχεια του οδηγού θα αναφερθούμε αναλυτικά.

• Με αστέρι: Οποιοδήποτε e-mail θεωρούμε χρήσιμο το επισημαίνουμε με αστέρι και θα βρίσκεται σε σε αυτόν τον φάκελο.
• Απεσταλμένα: Κάθε φορά που στέλνουμε μήνυμα, ένα αντίγραφο θα αποθηκευτεί σε αυτόν το φάκελο.
• Πρόχειρα: Αν έχουμε ξεκινήσει να γράφουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κλείσαμε το παράθυρο της σύνταξης, το κείμενο δεν θα χαθεί, και το αντίγραφό του θα βρίσκεται σε αυτόν το φάκελο.
• Σημαντικά: Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα επισημάνουμε ως σημαντικό, θα εμφανίζεται εδώ.

Οργάνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν λαμβάνουμε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια μιας ημέρας, είναι σημαντικό να οργανώνουμε τα εισερχόμενά μας και να τα αρχειοθετούμε.

Σε αυτήν την περίπτωση, το Gmail είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία για να κάνουμε μια τέτοια οργάνωση. Προσφέρει μια ποικιλία χαρακτηριστικών που μας επιτρέπουν να δώσουμε την απαραίτητη προτεραιότητα σε ό,τι θεωρούμε κρίσιμο.

Επαφές

Αναμφίβολα οι επαφές Google είναι ένα από τα χρησιμότερα εργαλεία της υπηρεσίας. Μας επιτρέπει να συγχρονίζουμε τις επαφές μας σε πολλές διαφορετικές εφαρμογές και συσκευές. Έτσι, δίνεται ένα τέλος στις ανησυχίες του παρελθόντος μήπως και χαθούν οι επαφές του κινητού τηλεφώνου.

Για να αποκτήσουμε πρόσβαση στις επαφές, απλά κάνουμε κλικ στο βέλος δίπλα στη λέξη Gmail στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.

Εδώ θα δούμε όλες τις επαφές, είτε για τα email που προσθέτουμε, είτε για τις επαφές του τηλεφώνου που έχουμε προσθέσει από το κινητό μας. Έτσι, μπορούμε εύκολα να τις οργανώσουμε χρησιμοποιώντας ετικέτες όπως φίλοι, οικογένεια, συνάδελφοι, κ.ο.κ.

Σε αυτό το σημείο καλό είναι να θυμόμαστε ότι όλα θα είναι πιο εύκολα με τις νέες επαφές που προσθέτουμε στο κινητό, αν βεβαιωθούμε ότι αποθηκεύονται στο σύννεφο της Google, και όχι τοπικά στο τηλέφωνο.

Αστέρια

Η επισήμανση με αστέρι είναι ένας από τους γρηγορότερους και ευκολότερους τρόπους να αρχειοθετήσουμε τα e-mail που μας ενδιαφέρουν.

Απλά κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του αστεριού, και το μήνυμα θα βρίσκεται μόνιμα μέσα στον σχετικό φάκελο “Με αστέρι” που είδαμε προηγουμένως. Έτσι ανά πάσα στιγμή θα έχουμε εύκολη πρόσβαση.

Ετικέτες

Πρόκειται για ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία του Gmail. Μας επιτρέπει να οργανώσουμε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο καλύτερο δυνατό επίπεδο.

Για να δημιουργήσουμε μια νέα ετικέτα, απλά κάνουμε κλικ στο εικονίδιο της ετικέτας στο επάνω τμήμα των μενού, και επιλέγουμε “Δημιουργία νέας” από τη λίστα που παρατηρούμε παρακάτω.

Από εκεί και μετά, θα μπορούμε να εντοπίζουμε πολύ πιο εύκολα και γρήγορα τα κρίσιμα email, βάσει των ονομασιών στις ετικέτες που τους έχουμε ορίσει.

Όλες τις ετικέτες θα τις εντοπίζουμε στα αριστερά της καρτέλας του Gmail. Πατώντας στο σχετικό βελάκι, μπορούμε να ορίσουμε στη συνέχεια και διαφορετικά χρώματα για κάθε ετικέτα, και πολλά ακόμη.

Σύνθετες λειτουργίες του Gmail

Στο Gmail υπάρχει μια ολόκληρη βιβλιοθήκη με πολλά άλλα χαρακτηριστικά που μας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσουμε τον τρόπο αντιμετώπισης των εισερχόμενων μηνυμάτων.

Επιπλέον, μπορούμε να προσθέσουμε και άλλους λογαριασμούς email, έτσι ώστε να μπορούμε όλους να τους διαχειριζόμαστε μέσα από τα εισερχόμενα του Gmail μας.

Γενικές Ρυθμίσεις

Πατώντας λοιπόν στο γρανάζι και μετά στις ρυθμίσεις, θα βρούμε μια μεγάλη γκάμα λειτουργιών με τις οποίες μπορούμε να προσαρμόσουμε περαιτέρω τον λογαριασμό μας στο Gmail. Τις παραθέτουμε συνοπτικά.

• Γλώσσα και αριθμοί τηλεφώνου: Ορίζουμε την τοπική γλώσσας και τους κωδικούς χώρας τηλεφώνου για τον λογαριασμό μας.
• Μέγιστο μέγεθος σελίδας: Μας επιτρέπει να περιορίσουμε ή να αυξήσουμε τον αριθμό των email και των επαφών ανα σελίδα.
• Αναίρεση αποστολής: Επιτρέπει να ακυρώσουμε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου που φθάνει έως τα 30 δευτερόλεπτα.

• Προεπιλεγμένη συμπεριφορά απάντησης: Επιλέγουμε αν θέλουμε να απαντάμε αυτόματα σε όλους, ή μόνο στον αποστολέα.
• Προεπιλεγμένο στυλ κειμένου: Ορίζουμε την προεπιλεγμένη μορφή κειμένου για κάθε νέο email που γράφουμε.
• Προβολή συνομιλίας: Ορίζει να ομαδοποιούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το ίδιο θέμα.
• Αποστολή και αρχειοθέτηση: Θα εμφανιστεί ή θα κρυφτεί το κουμπί “Αποστολή & αρχειοθέτηση”.
• Αστέρια: Ορίζουμε επιτόπου και με σύρσιμο από το “Δεν χρησιμοποιείται” στο “Σε χρήση”, τα χρώματα των αστεριών αλλά και τις άλλες ενδείξεις που θέλουμε να εμφανίζονται στις λίστες μας.

• Ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας: Ενεργοποιούμε ή απενεργοποιούμε τις ειδοποιήσεις, ή τις ορίζουμε μόνο για τα σημαντικά μηνύματα.
• Ετικέτες κουμπιών: Οι ετικέτες για τα κουμπιά μπορούν να ρυθμιστούν είτε σε εικονίδια είτε σε κείμενο.
• Η εικόνα μου: Αλλάζουμε τη φωτογραφία του προφίλ μας και την καθιστούμε ορατή σε όλους, ή μόνο σε συγκεκριμένα άτομα.
• Γραφικό στοιχείο “Άτομα”: Μπορούμε να εμφανίζουμε τις διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με τα άτομα στα δεξιά των συνομιλιών.
• Δημιουργία επαφών για αυτόματη συμπλήρωση: Επιτρέπει την αυτόματη προσθήκη ατόμων στη λίστα επαφών όταν απαντάμε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.
• Σύμβολα σπουδαιότητας για διαφημίσεις: Πρόκειται για την εξατομίκευση διαφημίσεων που έχουν φορτωθεί με βάση τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας.
• Υπογραφή: Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μια προσαρμοσμένη υπογραφή, που θα εμφανίζεται στο τέλος όλων των εξερχόμενων μηνυμάτων.
• Απόσπασμα: Βλέπουμε αποσπάσματα περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μας.
• Αυτόματη απάντηση: Στέλνει αυτόματη απάντηση σε εισερχόμενα μηνύματα. Αν κάποια επαφή μας στείλει αρκετά μηνύματα, η αυτόματη απάντηση θα σταλεί μια φορά κάθε 4 μέρες.

Όπως αντιληφθήκαμε, έχουμε πάμπολλες δυνατότητες για να προσαρμόσουμε ολόκληρο τον φάκελο εισερχομένων και την εμπειρία μας στο Gmail. Αρκεί μόνο όρεξη να έχουμε και στο τέλος να θυμηθούμε βέβαια να πατήσουμε στην αποθήκευση αλλαγών.

Λογαριασμοί και xρήση φίλτρων

Το μενού “Λογαριασμοί” στις ρυθμίσεις είναι η σωστή τοποθεσία για να αλλάξουμε τον κωδικό πρόσβασης στο Gmail εύκολα και γρήγορα.

Ένα από τα πιο βασικά στις ρυθμίσεις είναι η χρήση των φίλτρων. Πατώντας στο μενού “Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις”, θα βρούμε όλα τα υπάρχοντα φίλτρα που μπορούμε να ορίσουμε για τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με τα φίλτρα μπορούμε, όχι μόνο να ταξινομούμε αυτόματα τα εισερχόμενα, αλλά και να απαντάμε, να προωθούμε, ή να διαγράφουμε τα εισερχόμενα email. Έτσι δεν θα χαθούμε στη μετάφραση, ψάχνοντας από εδώ και από εκεί.

Για να το επιτύχουμε αυτό, απλά κάνουμε κλικ στο “Δημιουργία νέου φίλτρου”…

…και στη συνέχεια θα μας εμφανισθεί η φόρμα του φίλτρου. Είναι μια πολύ χρήσιμη καρτέλα για την αυτοματοποίηση του χειρισμού εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ας δούμε λοιπόν τα βασικότερα φίλτρα.

• Από: Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπου μπορούμε να συμπεριλάβουμε όσες θέλουμε με κόμμα ενδιάμεσα.
• Προς: Τα email που θα αποστέλλονται σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση.
• Θέμα: Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα.
• Περιέχει τις λέξεις: Αναζητά τις συγκεκριμένες λέξεις στο σώμα του μηνύματος.
• Δεν έχει: Φιλτράρει τα μηνύματα στα οποία δεν βρίσκονται οι συγκεκριμένες λέξεις.
• Έχει συνημμένο αρχείο: Ελέγχει αν το εισερχόμενο μήνυμα έχει ένα συνημμένο.
• Να μην συμπεριλαμβάνονται οι συζητήσεις: Εξαιρεί τα συγκεκριμένα μηνύματα από τον κανόνα.
• Μέγεθος μεγαλύτερο (ή μικρότερο) από: Προσδιορισμός μηνυμάτων συγκεκριμένου ορίου μεγέθους.

Όπως μπορούμε να δούμε, όλα αυτά τα κριτήρια παρότι στην αρχή ενδέχεται να μας φανούν λίγο δύσκολα, μας δίνουν πολλές δυνατότητες αναζήτησης για να φιλτράρουμε και να οργανώσουμε σωστά τα εισερχόμενα email.

Αν υπήρχε και φίλτρο που να κάνει αναζήτηση βάσει ημερομηνίας, θα ήμασταν ακόμα πιο ικανοποιημένοι.

Μετά τη “Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση”…

…το επόμενο βήμα είναι o αυτόματος χειρισμός από το Gmail, των φιλτραρισμένων εισερχόμενων που μόλις ορίσαμε. Αυτό το τμήμα θα μας εμφανιστεί στην επόμενη σελίδα της φόρμας των φίλτρων.

Παραθέτουμε συνοπτικά τι κάνει η κάθε μία από τις παρακάτω ενέργειες φίλτρου σε αυτό το τελικό στάδιο για τον αυτόματο χειρισμό των εισερχομένων.

• Παράλειψη εισερχομένων (Αρχειοθέτηση): Θα αρχειοθετηθεί αμέσως το εισερχόμενο μήνυμα. Αυτό είναι χρήσιμο για τα email από επιχειρήσεις στις οποίες έχουμε μεν εγγραφεί, αλλά δεν θέλουμε να διαβάσουμε τα διαφημιστικά μηνύματά τους.
• Σήμανση ως αναγνωσμένο: Μας ορίζει ότι το email διαβάστηκε, ακόμα κι αν δεν το έχουμε ανοίξει καν. Αυτό εμποδίζει το μήνυμα να εμφανίζεται ως μη αναγνωσμένο στα εισερχόμενά μας. Είναι χρήσιμο φίλτρο για εισερχόμενα που γνωρίζουμε ότι δεν είναι πολύ σημαντικά.
• Σήμανση με αστέρι: Εφόσον γνωρίζουμε ότι ορισμένα email από ένα συγκεκριμένο άτομο θα είναι σημαντικά, γρήγορα και αυτόματα θα μας βάλει το αστέρι το Gmail από μόνο του.
• Εφαρμογή ετικέτας: Αυτό το φίλτρο θα επισημαίνει άμεσα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιστοιχούν στην αναζήτησή σας. Έτσι θα ταξινομούνται αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από διαφορετικούς λογαριασμούς, αποκτώντας μια δικιά τους ετικέτα.

• Προώθηση και διεύθυνσης προώθησης: Προωθεί αυτόματα συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλη διεύθυνση, ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Διαγραφή: Θα διαγράψει αυτόματα οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιστοιχεί στο φίλτρο μας. Ως εκ τούτου, εδώ απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή.
• Να μην αποστέλλεται ποτέ στα ανεπιθύμητα μηνύματα: Αυτό είναι χρήσιμο αν γνωρίζουμε ποια είναι τα email που η Google συνήθως τα προωθεί στον φάκελο spam. Το φίλτρο θα τα κρατήσει στα εισερχόμενα.
• Επισήμανση πάντα ως σημαντικό: Επισημαίνει τα συγκεκριμένα email πάντα ως σημαντικά.
• Να μην επισημαίνεται ποτέ ως σημαντικό: Το αντίθετο από το προηγούμενο.
• Κατηγοριοποίηση ως: Επιλέξτε κατηγορία: Μας μεταφέρει αυτόματα το email σε μια συγκεκριμένη κατηγορία στα εισερχόμενά μας.
  

Gmail εκτός σύνδεσης

Η καρτέλα “Εκτός σύνδεσης” μας επιτρέπει να ενεργοποιήσουμε την πρόσβαση στο Gmail, ακόμα και όταν δεν είμαστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο.

Για παράδειγμα, αν βρισκόμαστε σε αεροπλάνο χωρίς πρόσβαση στο ίντερνετ, θα έχουμε τη δυνατότητα να απαντάμε και να στέλνουμε email. Δεν θα έχουμε πρόβλημα που δεν μπορούμε να συνδεθούμε στον online λογαριασμό μας στο Gmail.

Για να το επιτύχουμε αυτό, πρέπει να εγκαταστήσουμε την εφαρμογή “Gmail εκτός σύνδεσης”, που παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα.

Στην ουσία πρόκειται για μια επέκταση του Chrome, την οποία μπορούμε να την έχουμε στην επιφάνεια εργασίας. Μετά από τη λήψη, την εντοπίζουμε στις εφαρμογές του Chrome, και με δεξί κλικ δημιουργούμε τη συντόμευση.

Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτής της επέκτασης είναι ότι, ακόμη και αν ο υπολογιστής μας “παραδώσει πνεύμα”, θα έχουμε όλα όσα γράφαμε offline τόση ώρα, αποθηκευμένα με ασφάλεια στο σύννεφο του λογαριασμού μας στο Gmail.

Επιπλέον, τα αρχεία θα είναι προσβάσιμα και από κάποια άλλη συσκευή μας.

Κάθε φορά που οι συσκευές μας επανασυνδέονται στο ίντερνετ, όλες οι αλλαγές εκτός σύνδεσης θα συγχρονιστούν και θα ενημερώσουν τον ηλεκτρονικό μας λογαριασμό στο Gmail.

Μπορούμε ακόμη να προσθέσουμε και συνημμένα που θα σταλούν όταν θα είμαστε ξανά online.

Gmail ως εφαρμογή στα Windows

Πολλοί χρήστες ίσως εκτιμήσουν την ικανότητα του Chrome να δημιουργεί συντομεύσεις εφαρμογών. Όπως και με το Gmail εκτός σύνδεσης, μπορούμε να έχουμε ταχύτατη πρόσβαση στην υπηρεσία χωρίς καν να ανοίγουμε τον browser.

Για να το πετύχουμε αυτό, ανοίγουμε το Gmail στον Chrome, και στη συνέχεια αφού πατήσουμε στις τρεις κάθετες κουκκίδες, πατάμε “Περισσότερα εργαλεία ➜ Προσθήκη στην επιφάνεια εργασίας”.

Από εκεί και μετά, θα δημιουργηθεί μια συντόμευση του Gmail στην επιφάνεια εργασίας, την οποία μπορούμε με δεξί κλικ να την προσαρτήσουμε μόνιμα κάτω στη γραμμή εργασιών, ή στο μενού της έναρξης των Windows 10.

Σε παλαιότερο οδηγό μπορείτε να δείτε κι άλλες δυνατότητες του Gmail.

Επιπλέον, αξίζει να ρίξουμε μια ματιά και στα νέα πρόσθετα στο Gmail για τη βελτίωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Πρόσθετα στο Gmail για τη Βελτίωση του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

To Gmail είναι ίσως η πιο δημοφιλής υπηρεσία email παγκοσμίως. Ωστόσο, μέχρι πρότινος δεν υπήρχε υποστήριξη για επεκτάσεις, έτσι ώστε να μπορούμε να συνδεθούμε με…

Gmail για κινητά

Είναι προφανές ότι καμία υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πολύ καλή, αν δεν έχουμε πρόσβαση σε αυτήν από όλες τις συσκευές μας. Το Gmail, όπως είναι φυσικό, διατίθεται για Android από το Google Play, και για συσκευές iOS από το iTunes.

Το app για τα κινητά δεν διαφέρει από την online έκδοση του PC. Ως εκ τούτου, κάνει γρήγορη και εύκολη την πρόσβαση στον λογαριασμό μας στο Gmail, ανεξάρτητα από το πού βρισκόμαστε.

Είναι το Gmail ο βασιλιάς του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου?

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αναμφίβολα αποτελεί ένα από τα βασικότερα στοιχεία της επικοινωνίας μας από τις πρώτες μέρες του διαδικτύου.

Η Google παρέμεινε στην κορυφή όλα αυτά τα χρόνια με μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνεχώς βελτιώνεται, παρά τη στασιμότητα σε θέμα σχεδιασμού. Το Gmail είναι ευέλικτο και συμβατό με όλες τις συσκευές μας, αλλά και με πολλές άλλες υπηρεσίες σε ολόκληρο το Web.

Αν σας γεννήθηκαν απορίες, μπορείτε να μας ρωτήσετε στα σχόλια.