Πώς να Έχω μια Πλήρη Επαγγελματική Υπογραφή στο Email

Όταν στέλνουμε ένα επαγγελματικό email, είναι πολύ σημαντικό η υπογραφή μας να εμπνέει σοβαρότητα. Μία σωστά δομημένη υπογραφή στο email θα τραβήξει την προσοχή και θα αφήσει τον παραλήπτη με θετικές εντυπώσεις. Παρακάτω θα δούμε τους καλύτερους τρόπους για να προσθέσουμε μία προσωπική ή επαγγελματική υπογραφή στο email μας.

Πόσο σημαντική είναι η υπογραφή στο email

Όταν στέλνουμε ένα προσωπικό email σε κάποιον γνωστό μας, σίγουρα η υπογραφή δεν παίζει ιδιαίτερο ρόλο. Δεν έχει σημασία αν θα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας μας, κάποια εικόνα, ή μια έξυπνη φράση, αφού προορίζεται για κάποιον που μας ξέρει.

Πόσες φορές όμως στέλνουμε προσωπικά email; Βρισκόμαστε πλέον στην εποχή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, όπου το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται κυρίως για επαγγελματικούς σκοπούς.

Συνήθως μέσω του email επικοινωνούμε είτε με αγνώστους, είτε με συνάδελφους για κάποια δουλειά, και γενικά για διάφορους άλλους λόγους επαγγελματικού περιεχομένου.

Σαφώς, λοιπόν, ο τρόπος γραφής μας γίνεται πιο επίσημος και απαιτείται η χρήση κάποιας αποφώνησης, μαζί με την υπογραφή μας.

Μία υπογραφή όμως, όσο σύντομη κι αν είναι, μπορεί να μεταφέρει πολλά μηνύματα για εμάς ή την εταιρεία που τυχόν εκπροσωπούμε. Μπορεί ενδεχομένως να κάνει τη διαφορά, δίνοντας θετική ή και αρνητική εντύπωση στον παραλήπτη.

Τι πρέπει να περιέχει μία υπογραφή στο email

Η υπογραφή στο email θα πρέπει να περιλαμβάνει μερικά βασικά στοιχεία. Το βασικότερο όλων είναι προφανώς το ονοματεπώνυμό μας. Εξίσου σημαντικό είναι να αναφέρουμε το επάγγελμά μας, μαζί με την εταιρεία στην οποία εργαζόμαστε.

Έπειτα θα πρέπει να συμπεριλάβουμε τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να επικοινωνήσει κάποιος μαζί μας.

Ανάμεσά τους μπορεί να είναι το τηλέφωνό μας, μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα επαγγελματικά μας προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, και άλλα.

Τονίζουμε ιδιαίτερα το “επαγγελματικά προφίλ”, ειδικά όταν πρόκειται για επαγγελματική υπογραφή. Άλλωστε οι προσωπικές μας στιγμές στο Facebook δεν ενδιαφέρουν τον μελλοντικό μας εργοδότη.

Συνοψίζοντας λοιπόν, στην υπογραφή μας μπορούμε να προσθέσουμε τα εξής στοιχεία:

• Ονοματεπώνυμο
• Επάγγελμα
• Επωνυμία εταιρείας
• Ιστοσελίδα
• Διεύθυνση email
• Τηλέφωνο
• Επαγγελματικά προφίλ σε κοινωνικά δίκτυα
• Λογότυπο ή εικόνα

Φυσικά θα πρέπει να προσέξουμε να μην το παρακάνουμε με τις πληροφορίες. Το μέγεθος για μία υπογραφή στο email δεν θα πρέπει να ξεπερνάει τις τρεις με τέσσερις γραμμές.

Δεν θέλουμε να φτάσουμε στο σημείο η υπογραφή μας να είναι μεγαλύτερη απ' το μήνυμα που στέλνουμε.

Δωρεάν εργαλεία για δημιουργία υπογραφής

Ωραία, έχουμε διαλέξει τα στοιχεία που θα χρησιμοποιήσουμε για την υπογραφή στο email μας. Ποιο είναι το επόμενο βήμα; Απλά τα γράφουμε κάτω από κάθε μας μήνυμα; Κάτι τέτοιο δεν είναι πολύ πρακτικό.

Όλες οι σύγχρονες υπηρεσίες webmail και τα προγράμματα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαθέτουν ρυθμίσεις για να προστίθεται αυτόματα η υπογραφή στο email μας.

Οπότε το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε, είναι να δημιουργήσουμε μία υπογραφή ανάλογα με τα γούστα μας.

Ευτυχώς και γι' αυτόν τον σκοπό υπάρχουν διάφορα δωρεάν εργαλεία στο ίντερνετ, που αυτοματοποιούν αυτή τη διαδικασία. Για τις ανάγκες του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε το Newoldstamp, το οποίο μας δίνει αρκετές επιλογές στη δωρεάν έκδοση.

Newoldstamp

Το Νewoldstamp είναι από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες για δημιουργία υπογραφής.

Παρότι διαθέτει και πληρωμένες εκδόσεις, μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε και δωρεάν υπογραφές. Φυσικά έχει κάποιους περιορισμούς, όμως θα μας καλύψει για τις βασικές πληροφορίες που θέλουμε να προσθέσουμε.

Για να ξεκινήσουμε, πατάμε στο κουμπί “Create Free Signature” που θα βρούμε πάνω δεξιά στην κεντρική σελίδα.

Θα μεταφερθούμε στον editor της εφαρμογής, όπου μπορούμε να ξεκινήσουμε τη δημιουργία της υπογραφής.

Ξεκινάμε διαλέγοντας κάποιο έτοιμο template από τη δεξιά πλευρά του παραθύρου. Όπως βλέπουμε, έχουμε μόνο τέσσερις δωρεάν επιλογές. Οι υπόλοιπες που είναι σκιασμένες με μπλε χρώμα, αφορούν τους premium λογαριασμούς.

Έπειτα προχωράμε συμπληρώνοντας τα στοιχεία μας στην αριστερή στήλη. Δεν είναι απαραίτητο να τα συμπληρώσουμε όλα, χρησιμοποιούμε μόνο αυτά που θέλουμε.

Ακριβώς από κάτω διαλέγουμε την εικόνα του προφίλ μας και το χρώμα της αρεσκείας μας. Δυστυχώς η αλλαγή του σχήματος της εικόνας ανήκει στα premium χαρακτηριστικά, όμως μπορούμε να ζήσουμε και χωρίς αυτό.

Τα social media μπορούμε να τα προσθέσουμε από το κάτω δεξιά μέρος του editor.

Αφού τελειώσουμε και μ' αυτό και είμαστε ικανοποιημένοι στην προεπισκόπηση της υπογραφής μας, πατάμε στο κουμπί “Save”.

Ακριβώς από κάτω θα δούμε μία λίστα με όλες τις διαθέσιμες πλατφόρμες email. Επιλέγουμε αυτήν που χρησιμοποιούμε, κάνουμε κλικ στο “Select” και πατάμε “Control+C” για να αντιγράψουμε την υπογραφή.

Στο επόμενο κομμάτι του οδηγού θα δούμε πώς κάνουμε επικόλληση της υπογραφής, ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιούμε.

Εναλλακτικά εργαλεία για υπογραφή στο email

Πέρα από το Newoldstamp, υπάρχουν και διάφορες άλλες δωρεάν εναλλακτικές. Ωστόσο, επειδή δεν προσφέρουν τίποτα επιπλέον, θα τις αναφέρουμε απλά ονομαστικά.

Hubspot

Στο Hubspot θα βρούμε μία εξίσου εύκολη πλατφόρμα για δημιουργία υπογραφής.

Δεν έχει τόσες επιλογές μορφοποίησης όσες το Newoldstamp στη δωρεάν έκδοση, όμως μας παρέχει τη δυνατότητα να συμπληρώσουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

Επιπλέον, ενώ δεν μας ζητάει να επιλέξουμε την υπηρεσία email που χρησιμοποιούμε, μας επιτρέπει να κάνουμε επικόλληση είτε σε μορφή κειμένου, είτε σε μορφή πηγαίου κώδικα.

Έτσι, καλύπτει όλα τα δημοφιλή προγράμματα διαχείρισης email που θα αναφέρουμε παρακάτω.

Htmlsig

Το Htmlsig έχει λιγότερες επιλογές στη δωρεάν έκδοση.

Όπως βλέπουμε και στην εικόνα, μόνο οι δύο πρώτες καρτέλες είναι διαθέσιμες για διαμόρφωση, που περιλαμβάνουν τις βασικές πληροφορίες μας και τα κοινωνικά δίκτυα.

Δεν υπάρχουν περαιτέρω επιλογές μορφοποίησης, οπότε αν χρησιμοποιήσουμε το Htmlsig, θα πρέπει να αρκεστούμε στο προεπιλεγμένο template.

Πώς εισάγουμε την υπογραφή στο email μας

Αφού έχουμε διαλέξει την κατάλληλη υπογραφή, θα πρέπει να ενημερώσουμε το πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε για τη διαχείριση του email μας, έτσι ώστε να την προσθέτει αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματος.

Παρακάτω θα δούμε πώς θα το πετύχουμε αυτό στις πιο δημοφιλείς εφαρμογές και υπηρεσίες webmail.

Gmail

Για το Gmail βρίσκουμε τη ζητούμενη επιλογή στις “Ρυθμίσεις”…

…πηγαίνοντας στο κάτω μέρος της καρτέλας “Γενικά”.

Τσεκάρουμε από τη λίστα το επιθυμητό email, και απλά κάνουμε επικόλληση στον κενό χώρο την υπογραφή που έχουμε δημιουργήσει.

Τέλος, πατάμε “Αποθήκευση”.

Outlook Live

Αντίστοιχα στο Outlook Live θα πρέπει να πάμε στις “Επιλογές”…

…και να επιλέξουμε “Αλληλογραφία”, “Διάταξη”, “Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου”.

Στη συνέχεια κάνουμε και εδώ επικόλληση την υπογραφή μας, τσεκάρουμε τα κουτάκια ανάλογα με το τι θέλουμε, και πατάμε “Αποθήκευση”.

Yahoo

Στο Yahoo η διαδικασία δεν διαφέρει. Πηγαίνουμε και εδώ στις “Ρυθμίσεις”…

…και από την καρτέλα “Λογαριασμοί”, διαλέγουμε το email μας.

Εκεί τσεκάρουμε το κουτάκι που φαίνεται στην εικόνα, κάνουμε επικόλληση την υπογραφή μας, και πατάμε “Αποθήκευση”.

Thunderbird

Για να ρυθμίσουμε μία νέα υπογραφή στο email μας από τον Thunderbird, πρέπει να πάμε στο μενού “Εργαλεία” και να επιλέξουμε “Account Settings”.

Στο πεδίο “Κείμενο υπογραφής”, βάζουμε το κείμενο της αρεσκείας μας.

Σε αντίθεση με τις υπηρεσίες webmail που περιγράψαμε παραπάνω, στον Thunderbird δεν μπορούμε να επικολλήσουμε απευθείας την υπογραφή μας με links και εικόνες.

Θα πρέπει πρώτα να τσεκάρουμε την επιλογή “Χρήση HTML”, έτσι ώστε να επιτρέπεται η μορφοποίηση HTML.

Έπειτα, επικολλούμε τον πηγαίο κώδικα που αντιγράψαμε από τις υπηρεσίες δημιουργίας υπογραφής και πατάμε ΟΚ.

Outlook

Αν χρησιμοποιούμε τον client του Outlook αντί για τη live έκδοση, τότε δεν έχουμε παρά να πατήσουμε “Αρχείο” και να κάνουμε κλικ στο “Επιλογές”.

Από την καρτέλα “Αλληλογραφία”, επιλέγουμε το κουμπί “Υπογραφές”.

Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί πατάμε “Δημιουργία”, και δίνουμε ένα όνομα στην υπογραφή μας. Έπειτα κάνουμε κλικ στο OK.

Κάνουμε και εδώ επικόλληση την υπογραφή μας στο πεδίο επεξεργασίας, και πατάμε ΟΚ.

Εσείς τι χρησιμοποιείτε για την υπογραφή στο email σας;

Όπως είδαμε, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ορίσουμε την κατάλληλη υπογραφή στο email μας. Εσείς ποια στοιχεία χρησιμοποιείτε στις υπογραφές του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου;

Αν δυσκολευτήκατε κάπου στις μεθόδους που περιγράψαμε ή χρησιμοποιείτε κάποιο άλλο πρόγραμμα διαχείρισης email και δεν βρήκατε πώς να εισάγετε αυτόματα την υπογραφή, γράψτε μας στα σχόλια.