Οργάνωση Εργασιών με Δωρεάν Πλατφόρμες Project Management

Όταν βρισκόμαστε σε ένα περιβάλλον εργασίας με πολλά άτομα, είναι απαραίτητο να κατανείμουμε σωστά τις εργασίες του καθενός, έτσι ώστε να παρακολουθούμε την πρόοδο του έργου μας και να γλιτώσουμε πολύτιμο χρόνο. Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε τις καλύτερες μεθόδους για οργάνωση εργασιών στον εργασιακό χώρο.

• 
  
  

Τι είναι οι πλατφόρμες για οργάνωση εργασιών

Σε παλαιότερο οδηγό είδαμε τις εφαρμογές που μας βοηθούν να οργανώσουμε σωστά τον προσωπικό μας χρόνο με τις λεγόμενες λίστες to-do.

Οργάνωση του Χρόνου με Εφαρμογές to-do

Η σωστή διαχείριση του χρόνου, είναι στις μέρες μας το κλειδί για να πραγματοποιήσουμε χωρίς άγχος όλα τα καθήκοντα μας. Από επαγγελματικές υποχρεώσεις μέχρι και…

Η διαφορά μιας πλατφόρμας για project management είναι ότι απευθύνεται σε ομάδες ατόμων, σε αντίθεση με τις λίστες to-do, που αφορούν κυρίως προσωπικές μας εργασίες.

Με τη συνεχή εξέλιξη της τεχνολογίας και την εξάπλωση των διαδικτυακών υπηρεσιών, η εργασία από απόσταση γίνεται όλο και πιο διαδεδομένο φαινόμενο.

Πλέον δεν είναι απαραίτητο όλοι οι εργαζόμενοι να βρίσκονται στον ίδιο χώρο για να συνεργαστούν μεταξύ τους. Δεν χρειάζεται καν να βρίσκονται στην ίδια χώρα ή ήπειρο.

Τον ρόλο της επικοινωνίας και συνεργασίας αναλαμβάνει να φέρει εις πέρας το ίντερνετ, μέσω των διαφόρων υπηρεσιών που θα παρουσιάσουμε παρακάτω.

Με λίγα λόγια, χρησιμοποιώντας μια πλατφόρμα για οργάνωση εργασιών, μπορούμε να αναθέτουμε tasks στους συνεργάτες μας, να ρυθμίζουμε το χρονοδιάγραμμά μας, να προγραμματίζουμε επερχόμενα γεγονότα, και πολλά άλλα.

Trello

Το Trello είναι από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές του είδους και διατίθεται δωρεάν.

Διαθέτει και πληρωμένες εκδόσεις με κάποια επιπλέον χαρακτηριστικά, όμως η δωρεάν έκδοση δεν έχει σημαντικούς περιορισμούς.

Η συγκεκριμένη πλατφόρμα φημίζεται για την οπτική εμπειρία που προσφέρει κατά την οργάνωση εργασιών. Ταυτόχρονα προσφέρει στον χρήστη πάρα πολλές δυνατότητες, τις οποίες θα δούμε παρακάτω.

Εγγραφή και χρήση

Για να κάνουμε λογαριασμό, πηγαίνουμε στη σελίδα του και πατάμε στο κουμπί “Sign Up” πάνω δεξιά. Θα εμφανιστεί μία φόρμα για να συμπληρώσουμε τα στοιχεία μας.

Αφού εισάγουμε το όνομά μας, το e-mail μας, και τον κωδικό πρόσβασης της αρεσκείας μας, μπορούμε να πατήσουμε “Create New Account”.

Εναλλακτικά, μπορούμε να κάνουμε εγγραφή με τον λογαριασμό μας Google, πατώντας στο αντίστοιχο πράσινο κουμπί.

Αφού δημιουργήσουμε τον λογαριασμό μας, θα πρέπει να ελέγξουμε στα e-mail μας, και να επιβεβαιώσουμε την διεύθυνσή μας. Βρίσκουμε λοιπόν το μήνυμα που λάβαμε απ' το Trello, και πατάμε “Verify Address”.

Θα οδηγηθούμε στο κεντρικό παράθυρο της υπηρεσίας, απ' το οποίο μπορούμε να ξεκινήσουμε την οργάνωση εργασιών.

Για να μπορέσουμε όμως να κατανοήσουμε τη λειτουργία του, θα πρέπει πρώτα να μάθουμε τις βασικές ορολογίες που χρησιμοποιεί.

Τα project στο Trello ονομάζονται boards ή αλλιώς πίνακες. Στην αρχική μας σελίδα θα βρούμε ένα board με την ονομασία “Welcome”.

Κάνοντας κλικ πάνω του, μπορούμε να δούμε διάφορες βασικές οδηγίες που θα μας βοηθήσουν να εξοικειωθούμε με την υπηρεσία.

Μέσα σε κάθε board μπορούμε να δημιουργήσουμε λίστες. Τα αντικείμενα μιας λίστας εμφανίζονται στη μορφή καρτών, και μπορούμε πολύ εύκολα να τα μετακινήσουμε από τη μία λίστα στην άλλη.

Πάμε όμως να δούμε και πρακτικά πώς λειτουργεί.

Δημιουργία νέας ομάδας

Σαφώς δεν κάναμε λογαριασμό στο Trello για να αναθέτουμε tasks στον εαυτό μας. Θα πρέπει λοιπόν να προσκαλέσουμε τα μέλη της ομάδας μας.

Ξεκινάμε πατώντας στο “Create a new team…” από το κάτω μέρος της αρχικής σελίδας.

Εισάγουμε το όνομα της ομάδας μας, βάζουμε προαιρετικά την περιγραφή που θέλουμε, και πατάμε “Create”.

Θα μεταφερθούμε αυτόματα στο πάνελ της νέας μας ομάδας, από όπου μπορούμε να τη διαχειριστούμε.

Για να προσθέσουμε νέα μέλη, πηγαίνουμε στην καρτέλα “Members” και πατάμε στο “Add by Name or Email”.

Αν ο χρήστης που ψάχνουμε έχει ήδη λογαριασμό στο Trello, μπορούμε απλά να εισάγουμε το όνομά του. Σε κάθε περίπτωση, αν πληκτρολογήσουμε το e-mail του, θα λάβει μία πρόσκληση για την ομάδα.

Δημιουργία νέων πινάκων και καρτών

Αφού καλέσαμε και τους συνεργάτες μας, ήρθε η ώρα να δημιουργήσουμε το πρώτο μας project. Πηγαίνουμε λοιπόν στην καρτέλα “Boards” και πατάμε “Create new board…”. Θα εμφανιστεί μία φόρμα, στην οποία θα πρέπει να εισάγουμε τον τίτλο του project μας.

Έπειτα πατάμε στο κουμπί “Create”. Αυτόματα το Trello θα μας μεταφέρει στο νέο board, όπου θα δημιουργήσουμε την πρώτη μας λίστα.

Δεν έχουμε παρά να δώσουμε όνομα στην πρώτη λίστα μας και να πατήσουμε “Save”. Πατώντας στο “Add a list”, δημιουργούμε με τον ίδιο τρόπο όσες λίστες θέλουμε.

Οι λίστες στο Trello βασίζονται στο σύστημα Kanban, σύμφωνα με το οποίο χωρίζουμε το project μας σε στάδια παραγωγής. Γι' αυτό στο παράδειγμά μας χωρίσαμε το project σε τρεις λίστες: To do, Doing, και Done.

Σειρά έχει η δημιουργία των task σε μορφή καρτών. Κάνουμε κλικ στο “Add a card” κάθε λίστας, για να εισάγουμε τα επιμέρους task της κάθε εργασίας.

Μπορούμε ανά πάσα στιγμή να επεξεργαστούμε τις κάρτες που δημιουργήσαμε, καθώς και να τις μετακινήσουμε από τη μία λίστα στην άλλη.

Γενικότερα το Trello βασίζεται πάρα πολύ στη λειτουργία Drag&Drop. Οτιδήποτε θέλουμε να κάνουμε, είναι πολύ πιθανό να γίνεται με Drag&Drop, πράγμα που το κάνει ιδιαίτερα εύχρηστο.

Κάνοντας κλικ σε κάποια κάρτα, έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε ακόμα περισσότερες ρυθμίσεις.

Μπορούμε να αναθέσουμε το task σε κάποιο άλλο μέλος, να προσθέσουμε κάποιο σχόλιο ή μία επισύναψη, μπορούμε να ορίσουμε ημερομηνία ολοκλήρωσης, και πολλά άλλα.

Για αναλυτικές οδηγίες για όλες τις λειτουργίες του Trello, ρίξτε μια ματιά στο εγχειρίδιο χρήσης του.

Επεκτάσεις

Πέρα από τις ενσωματωμένες του δυνατότητες, μπορούμε να προσθέσουμε και διάφορα integrations στο Trello.

Τα integrations είναι στην ουσία επεκτάσεις, με τις οποίες το Trello θα συνεργάζεται με διάφορες άλλες εφαρμογές της αρεσκείας μας, όπως για παράδειγμα το Gmail.

Δεδομένου ότι είναι από τις γνωστότερες υπηρεσίες για οργάνωση εργασιών, διαθέτει και μία εκτεταμένη λίστα από επεκτάσεις.

Για να προσθέσουμε μία επέκταση, αρκεί να κάνουμε κλικ πάνω της και να ακολουθήσουμε τις οδηγίες.
Υπέρ και κατά
Ο απλός σχεδιασμός του Trello και η πολύ εύχρηστη λειτουργία του Drag&Drop, το καθιστούν ιδανικό για οργάνωση εργασιών.

Δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσουμε όλες τις λειτουργίες του για να μας φανεί χρήσιμο. Ανάλογα με τις ανάγκες μας, πρέπει να βρούμε τους συνδυασμούς που βολεύουν εμάς και την ομάδα μας, έτσι ώστε να έχουμε τη μέγιστη αποδοτικότητα.

Το γεγονός ότι ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει το σύστημα με τις κάρτες με διαφορετικό τρόπο, μπορεί να μπερδέψει έναν αρχάριο χρήστη, με αποτέλεσμα να μην γνωρίζει πώς να ξεκινήσει.

Σαφώς λοιπόν θα πρέπει να αφιερώσουμε κάποιον χρόνο για την εκμάθησή του. Αφού γίνει αυτό, η οργάνωση εργασιών με το Trello θα μας φανεί παιχνιδάκι.

Asana

Το Asana είναι άλλη μία πολύ δημοφιλής εναλλακτική υπηρεσία για project management.

Μέχρι πρόσφατα λειτουργούσε με εντελώς διαφορετικό τρόπο από το Trello, αφού δεν περιλάμβανε κάρτες και πίνακες. Θα λέγαμε ότι έμοιαζε περισσότερο με μία εφαρμογή με λίστες  to-do, πράγμα που το καθιστά ίσως πιο εύκολο για τον απλό χρήστη.

Στις 16/11/2016 όμως αποφάσισε να ενσωματώσει πίνακες και κάρτες στις επιλογές προβολής, για να διευκολύνει τους χρήστες στην οπτικοποίηση των εργασιών τους. Ίσως να ζήλεψε και λίγο από το Trello, ποιος ξέρει.

Εγγραφή και χρήση

Για να γραφτούμε στο Asana, εισάγουμε κάνουμε την εταιρική μας διεύθυνση e-mail στο αντίστοιχο πεδίο και πατάμε “Get Started for FREE”.

Μπορούμε να εισάγουμε και την προσωπική μας ηλεκτρονική διεύθυνση, όμως αν έχουμε εταιρικό e-mail είναι προτιμότερο. Μην ξεχνάμε ότι πρόκειται για επαγγελματικό εργαλείο για οργάνωση εργασιών.

Θα μας σταλεί ένα μήνυμα στη διεύθυνση που δηλώσαμε.

Τσεκάροντας τα e-mail μας, βρίσκουμε το μήνυμα και επιβεβαιώνουμε τη διεύθυνσή μας.

Πλέον μπορούμε να εισάγουμε τα στοιχεία μας και να πατήσουμε “Continue”.

Το περιβάλλον χρήσης του Asana μπορεί να μας μπερδέψει στην αρχή, αλλά όταν ξεκινήσουμε να δημιουργούμε τα πρώτα task, θα ξεκαθαρίσει το τοπίο.

Δημιουργία εργασίας

Ξεκινάμε πατώντας στο ροζ “+” που βρίσκεται στο πάνω μέρος του Asana.

Από εκεί μπορούμε να προσθέσουμε εργασίες, συζητήσεις, project, ή να προσκαλέσουμε άτομα στην ομάδα μας. Εμείς για αρχή θα επιλέξουμε το Project.

Με τη νέα έκδοση του Asana, μπορούμε να διαλέξουμε το Layout επιλέγοντας “List” ή “Board”, ανάλογα με την προτίμησή μας. Έπειτα πρέπει να εισάγουμε το όνομα του project και να πατήσουμε “Create”.

Για τον οδηγό θα δείξουμε πρώτα την επιλογή “List”.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Add Task”, θα προσθέσουμε επιμέρους εργασίες στο project μας. Από το εικονίδιο με το ανθρωπάκι στα δεξιά, μπορούμε να αναθέσουμε την εκάστοτε εργασία σε οποιοδήποτε μέλος θέλουμε.

Με τον ίδιο τρόπο δημιουργούμε όσα task θέλουμε για το εν λόγω project. Από τα δεξιά της εφαρμογής έχουμε διάφορες επιπλέον επιλογές, όπως το να γράψουμε κάποιο σχόλιο, να ορίσουμε επιθυμητή ημερομηνία, και άλλα.

Πατώντας ανά πάσα στιγμή στο My Tasks από το μενού, μπορούμε να δούμε όλες τις εργασίες που μας μένουν να ολοκληρώσουμε.

Αν θέλουμε να βλέπουμε και τις ήδη ολοκληρωμένες εργασίες, δεν έχουμε παρά να κάνουμε κλικ στο View, και να επιλέξουμε “Show All Tasks”.

Αν αντί για List έχουμε δημιουργήσει κάποιο Board, τότε ξεκινάμε προσθέτοντας στήλες με το κουμπί “Add Columns”.

Ακριβώς όπως και στο Trello, μπορούμε να δημιουργήσουμε tasks για την κάθε λίστα, και να τα μεταφέρουμε από τη μία στήλη στην άλλη με Drag&Drop.

Επεκτάσεις

Και το Asana υποστηρίζει μία σημαντική ποικιλία από επεκτάσεις και εφαρμογές με τις οποίες συνεργάζεται.

Έτσι μπορούμε και εδώ να συγχρονίσουμε τις εργασίες μας με διάφορες άλλες εφαρμογές, όπως το Dropbox, το Evernote, και άλλα.

Κάνοντας κλικ σε κάποια επέκταση, θα δούμε αναλυτικές οδηγίες για την εγκατάσταση της καθεμιάς.
Υπέρ και κατά
Όπως είδαμε, το Asana είναι αρκετά πιο απλοποιημένο από το Trello, πράγμα που το καθιστά ιδανικό για τους χρήστες που έχουν συνηθίσει στην οργάνωση με λίστες to-do.

Επιπλέον, με την νέα προβολή σε πίνακες, μπορούμε να έχουμε δύο σε ένα, ανάλογα με την προτίμησή μας.

Ωστόσο, παρότι έχει πολλές δυνατότητες, στη δωρεάν έκδοση μας περιορίζει σε ομάδες των 15 ατόμων. Όσοι δουλεύουν σε μεγαλύτερες ομάδες, θα πρέπει να αναβαθμίσουν στην Pro έκδοση, ή να προτιμήσουν κάποια άλλη δωρεάν λύση.

Freedcamp

To Freedcamp είναι μία υπηρεσία που υποστηρίζει απεριόριστους χρήστες σε κάθε ομάδα, απεριόριστα project, απεριόριστο αποθηκευτικό χώρο, και είναι δωρεάν για πάντα.

Φυσικά όλα αυτά δεν θα ήταν αρκετά για να το εντάξουν στη λίστα, αν δεν αποτελούσε μία αρκετά αξιόλογη επιλογή για οργάνωση εργασιών.

Εγγραφή και χρήση

Για να κάνουμε δωρεάν εγγραφή, εισάγουμε τα στοιχεία μας στην αρχική σελίδα του Freedcamp και πατάμε “Sign Up”. Εναλλακτικά, μπορούμε να γραφτούμε χρησιμοποιώντας το Facebook, το Twitter, το Google+, ή το LinkedIn.

Στο επόμενο παράθυρο θα μας ζητήσει να ανεβάσουμε ή να βγάλουμε φωτογραφία, καθώς και να δηλώσουμε την τοποθεσία μας. Έπειτα πατάμε “Next”.

Το Freedcamp μπαίνει κατευθείαν στο ψητό, και μας προτρέπει να δημιουργήσουμε το πρώτο μας project.

Ένα πολύ θετικό στοιχείο είναι ότι διαθέτει δύο ειδών προβολές. Μπορούμε να βλέπουμε τις εργασίες μας σε μορφή λίστας ή ως σημειώσεις.

Διαλέγουμε ό,τι μας αρέσει. Αν αργότερα αλλάξουμε γνώμη, έχουμε τη δυνατότητα να μεταβούμε στην άλλη προβολή.

Αφού τελειώσουμε και μ' αυτό, πατάμε για άλλη μια φορά “Next”.

Δημιουργία εργασιών

Στην κεντρική σελίδα βλέπουμε όλα μας τα project.

Για να δημιουργήσουμε νέο project, κάνουμε κλικ στο κουμπί “New Project” από πάνω δεξιά.

Σε κάθε project μπορούμε να καλέσουμε κι άλλους συνεργάτες, να δημιουργήσουμε εργασίες ή συνομιλίες, να εισάγουμε αρχεία, ή να προσθέσουμε γεγονότα στο ημερολόγιο.

Για να κάνουμε όλα τα παραπάνω, πατάμε απλά πάνω στο project μας. Ας αρχίσουμε δημιουργώντας τις διάφορες εργασίες που απαιτεί το project μας.

Αν έχουμε επιλέξει την προβολή σε σημειώσεις, προσθέτουμε εργασίες κάνοντας κλικ στο κουμπί “Add Task”. Σε αυτήν την προβολή το Freedcamp μοιάζει πάρα πολύ με το Trello.

Η βασική διαφορά είναι ότι εδώ οι βασικές στήλες είναι ήδη έτοιμες, σε αντίθεση με το Trello, όπου μπορούμε να ορίσουμε τις δικές μας στήλες.

Κατά τ' άλλα, οργανώνουμε τις εργασίες μας με τον ίδιο ακριβώς τρόπο, κάνοντας μεταφορές με Drag&Drop.

Αντίθετα, αν μας αρέσει περισσότερο η προβολή αλά Asana, οι εργασίες του project θα εμφανίζονται στην παρακάτω μορφή.

Μπορούμε ανά πάσα στιγμή να αλλάξουμε προβολή από το γρανάζι δεξιά με την επιλογή “Switch to”, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Επεκτάσεις

Το Freedcamp έχει κάποιες δωρεάν και κάποιες πληρωμένες επεκτάσεις.

Όπως βλέπουμε όμως, η λίστα είναι πολύ περιορισμένη, σε σύγκριση με τις παραπάνω εφαρμογές. Οι δωρεάν επεκτάσεις είναι μόλις εννιά, ενώ έχει άλλες οκτώ πληρωμένες.

Οι περισσότερες απ' αυτές μάλιστα είναι επεκτάσεις αποκλειστικά για το Freedcamp, οπότε δεν μπορούμε να πούμε ότι συνεργάζεται με διάφορες γνωστές υπηρεσίες. Μοναδική εξαίρεση είναι ίσως η επέκταση για το Google Drive.
Υπέρ και κατά
Ανάμεσα σε όλες τις εφαρμογές για οργάνωση εργασιών, το Freedcamp είναι μακράν το πιο εύκολο στη χρήση. Το περιβάλλον του είναι αρκετά απλό και κατανοητό για τον μέσο χρήστη, ενώ δίνει τη δυνατότητα να καθορίσουμε το design που επιθυμούμε.

Ταυτόχρονα όμως, η έλλειψη επεκτάσεων και συνεργασίας με διάφορες άλλες υπηρεσίες, είναι σοβαρό μειονέκτημα για κάποιον που θέλει να συγχρονίζει τις εργασίες του με διάφορους τρόπους.

Παρότι διαθέτει πληρωμένες εκδόσεις, η δωρεάν έκδοση θα καλύψει και τους πιο απαιτητικούς χρήστες.

Εδώ μπορούμε να δούμε αναλυτικά τι προσφέρει επιπλέον στις πληρωμένες εκδόσεις.

Το Slack και τα πρόσθετά του

Το Slack είναι ίσως η δημοφιλέστερη υπηρεσία για ανταλλαγή μηνυμάτων σε επαγγελματικό επίπεδο.

Χρησιμοποιείται κατά κόρον από επαγγελματίες σε όλον τον κόσμο για την επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας ομάδας, και δεν είναι σε καμία περίπτωση σχεδιασμένο για την οργάνωση εργασιών. Τότε όμως τι δουλειά έχει σε αυτόν τον οδηγό;

Η πλειοψηφία των ομάδων που χρησιμοποιεί το Slack, συμμετέχει παράλληλα και σε κάποια πλατφόρμα project management, έτσι ώστε να συνδυάζεται η επικοινωνία με την οργάνωση. Ωστόσο, με τη χρήση προσθέτων, το Slack μπορεί να γίνει ένα πολύ ισχυρό εργαλείο κι από μόνο του.

Εδώ να σημειώσουμε ότι το Slack διαθέτει add-ons για όλες τις υπηρεσίες που παρουσιάσαμε παραπάνω. Για την ακρίβεια, διαθέτει αμέτρητα πρόσθετα για οργάνωση εργασιών, και είναι φυσικά αδύνατο να τα δοκιμάσουμε όλα. Μπορείτε να δείτε την αναλυτική λίστα εδώ.

Αξίζει ωστόσο να αναφερθούμε στα δύο από τα καλύτερα πρόσθετα, τα οποία είναι σχεδιασμένα αποκλειστικά και μόνο για το Slack. Δεν μπορούν να λειτουργήσουν αυτόνομα, όπως οι πλατφόρμες που ήδη παρουσιάσαμε.

Εγγραφή και χρήση

Πριν περάσουμε στα πρόσθετα, ας δούμε συνοπτικά πώς μπορούμε να κάνουμε λογαριασμό στο Slack.

Αν θέλουμε να δημιουργήσουμε νέα ομάδα επικοινωνίας, εισάγουμε το e-mail μας και κάνουμε κλικ στο “Create New Team”.

Εναλλακτικά, αν η ομάδα μας βρίσκεται ήδη στο Slack ή αν έχουμε ήδη λογαριασμό, πατάμε στους αντίστοιχους συνδέσμους “Find your team” ή “Sign in”.

Αν δημιουργήσαμε νέα ομάδα, θα πρέπει να ελέγξουμε στο e-mail που δηλώσαμε για τον 6ψήφιο κωδικό επιβεβαίωσης.

Εισάγουμε αυτόν τον κωδικό στη σελίδα του Slack…

…και έπειτα συμπληρώνουμε το ονοματεπώνυμό μας με το επιθυμητό username. Πατάμε “Continue to Password”…

…έτσι ώστε να διαλέξουμε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης.

Συνεχίζουμε πατώντας “Continue to Team Info”. Είμαστε πλέον στο τέταρτο από τα έξι βήματα, και συμπληρώνουμε τις πληροφορίες για την ομάδα μας.

Στα επόμενα βήματα θα μας ζητηθεί το όνομα της ομάδας και το domain από το οποίο θα έχουμε πρόσβαση στο Slack.

Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να εισάγουμε για άλλη μια φορά τον κωδικό επιβεβαίωσης.

Μετά μπορούμε να αρχίσουμε να μοιράζουμε προσκλήσεις, συμπληρώνοντας τα e-mail των συνεργατών μας και πατώντας “Send Invitations”.

Αν θέλουμε να ασχοληθούμε αργότερα με τις προσκλήσεις, μπορούμε να πατήσουμε “Skip For Now”.

Σε κάθε περίπτωση, η ομάδα μας στο Slack δημιουργήθηκε επιτυχώς.

Δεν θα μπούμε σε περισσότερες λεπτομέρειες για τις λειτουργίες του Slack, καθώς όπως είπαμε πρόκειται για εφαρμογή επικοινωνίας.

Εγκατάσταση επεκτάσεων

Για να εγκαταστήσουμε κάποιο πρόσθετο, κάνουμε κλικ στο όνομα της ομάδας μας πάνω αριστερά, και πατάμε “Apps & integrations”.

Εκεί θα βρούμε μια τεράστια λίστα από επεκτάσεις, όχι μόνο για οργάνωση εργασιών, αλλά και για ό,τι άλλο μπορείτε να φανταστείτε.

Για να εγκαταστήσουμε κάποια από αυτές, δεν έχουμε παρά να κάνουμε κλικ πάνω της, και να ακολουθήσουμε τις οδηγίες.

Πάμε λοιπόν να δούμε πώς θα μετατρέψουμε το Slack σε μία υπηρεσία για οργάνωση εργασιών, με τα κατάλληλα πρόσθετα.

Busybot

Το Busybot μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε tasks, να τα αναθέσουμε σε ένα ή περισσότερα μέλη του Slack, να ορίσουμε ημερομηνία ολοκλήρωσης, και διάφορα άλλα. Είναι πάρα πολύ εύκολο στη χρήση και δεν θα μας δυσκολέψει.

Για να το εγκαταστήσουμε, πατάμε στον σύνδεσμο που γράφει “Visit site to install”.

Εκεί επιλέγουμε “Sign up with Slack”.

Θα μεταφερθούμε αυτόματα στην ομάδα μας στο Slack, όπου θα μας ζητηθεί να δώσουμε άδεια στο Busybot. Πατάμε λοιπόν “Authorize”.

Έπειτα εισάγουμε τα ονόματα των συνεργατών που θέλουμε να συμμετάσχουν στο Busybot, για να τους σταλεί ειδοποίηση. Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε “Skip” για να το κάνουμε αργότερα.

Πλέον το Busybot έχει ενσωματωθεί στο Slack. Μπορούμε να πάμε στο πάνελ του ακολουθώντας τον προσωπικό μας σύνδεσμο…

…και να ξεκινήσουμε την οργάνωση εργασιών.

Η χρήση του είναι πολύ απλή. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε, είναι να εισάγουμε το όνομα του task που θέλουμε να δημιουργήσουμε. Έπειτα πατάμε Enter. Θα δούμε ότι δημιουργήθηκε ένα στοιχείο με το όνομα που δώσαμε.

Από το πάνελ δεξιά μπορούμε να αναθέσουμε το task σε άλλα μέλη, να ορίσουμε ημερομηνία λήξης, να βάλουμε υπενθύμιση, ή να εισάγουμε σημειώσεις και επισυνάψεις.

Εναλλακτικά μπορούμε να του δώσουμε εντολές από το chat του Slack, για να μην χρειαστεί καν να αλλάξουμε παράθυρο.

Για τη δημιουργία κάποιου task, γράφουμε απλά στη συνομιλία μας με το Busybot το όνομα της εργασίας.

Με τα κουμπιά που εμφανίζονται κάτω από το task, μπορούμε να επεξεργαστούμε την εργασία, όπως ακριβώς θα κάναμε και από το πάνελ του Busybot.

Να σημειώσουμε ότι το Busybot προς το παρόν λειτουργεί μόνο σε συνδυασμό με το Slack. Σύντομα όμως θα υποστηρίζει και το Microsoft Teams, τη νέα υπηρεσία επικοινωνίας ομάδων της Microsoft.

Επιπλέον, διαθέτει και αναβαθμισμένη έκδοση επί πληρωμή, στην οποία θα βρούμε ακόμα περισσότερες επιλογές.

Kyber

Το Kyber ακολουθεί την ίδια ακριβώς φιλοσοφία με το Busybot, με τη διαφορά ότι δεν έχει δικό του πάνελ για την οργάνωση εργασιών. Αν δεν μας ενδιαφέρει να έχουμε ένα γραφικό περιβάλλον για οργάνωση εργασιών, και θέλουμε ένα αρκετά ισχυρό εργαλείο, είναι σίγουρα η ιδανική λύση.

Όλες οι εντολές δίνονται αποκλειστικά μέσα από το Slack. Γι΄αυτόν τον λόγο, απαιτεί να αφιερώσουμε λίγο περισσότερο χρόνο στην εκμάθησή του, για να μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητές του στο έπακρο.

Για να το εγκαταστήσουμε, επισκεπτόμαστε αυτόν τον σύνδεσμο και πατάμε “Visit site to install”. Εκεί κάνουμε κλικ στο κουμπί “Add to Slack”.

Έπειτα δίνουμε δικαιώματα στην εφαρμογή, πατώντας “Authorize”. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με οδηγίες για το πώς να ξεκινήσουμε.

Πηγαίνουμε λοιπόν σε οποιοδήποτε παράθυρο του Slack και γράφουμε “/kyber” στο chat, για να δούμε μία λίστα με όλα όσα χρειάζεται να ξέρουμε για τις εντολές του Kyber.

Σε περίπτωση που μας δυσκολεύουν οι γραπτές οδηγίες, μπορούμε να ρίξουμε μια ματιά σε αυτό το demo video. Για ακόμη περισσότερες πληροφορίες, στο site του Kyber θα βρούμε ένα πολύ αναλυτικό tutorial.

Σε αντίθεση με το Busybot, το Kyber είναι εντελώς δωρεάν και δεν έχει πληρωμένες εκδόσεις.

Πόσο οργανωτικοί είστε;

Όπως είδαμε, οι πλατφόρμες για οργάνωση εργασιών μπορούν να μας φανούν πολύ χρήσιμες σε αρκετές περιπτώσεις.

Εσείς χρησιμοποιείτε κάποια από τις παραπάνω υπηρεσίες; Θα θέλατε να δείτε την αναλυτική παρουσίαση κάποιας άλλης υπηρεσίας; Γράψτε μας τις εντυπώσεις σας στα σχόλια.